Executive Assistant

• Manage executive email inboxes and calendars
• Schedule meetings and coordinate appointments with clients and stakeholders
• Handle phone calls and communicate with clients and internal teams
• Assist with bookkeeping tasks using QuickBooks Online
• Maintain and update HubSpot records
• Organize tasks, projects, and workflows using Wrike
• Provide general administrative support and follow up on assigned tasks

• Provide remote drafting, design, and project coordination support to the team.
• Collaborate with the design team to produce accurate drawings and organized project documentation.
• Prepare 3D visualizations and renderings using Enscape or similar rendering software.
• Maintain drawing standards, accuracy, and version control.
• Assist in zoning/code analysis and compile documentation for permitting, bids, or client submissions.
• Support in preparing client presentations, proposals, and marketing materials.
• Track project deadlines, deliverables, and milestones.
• Organize and maintain project files, templates, and cloud-based folders.

Bilingual Architect Virtual Assistant, Portuguese-English

• Analyze client requests, identifying problems or questions;
• Assess the technical complexity of tickets, directing the support process and working on solutions in an agile and practical manner;
• Define the resources required to operationalize support activities;
• Record in the system the actions taken to resolve tickets;
• Keep the client consistently updated on the progress of their ticket;
• Provide information about open tickets;
• Participate in technical and behavioral training sessions whenever they are offered.

HCM Support Assistant, People Operations (Payroll)

• Apoiar as rotinas de Departamento Pessoal: admissão, elaboração de contratos, rescisão, controle de ponto, férias, atestados e encargos trabalhistas.
• Gerenciar e manter atualizado o PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos), acompanhando prazos de revisão, inventário de riscos e planos de ação.
• Gerenciar e manter atualizado o PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional), garantindo o cumprimento do cronograma de exames.
• Agendar e controlar exames ocupacionais (admissional, periódico, retorno ao trabalho, mudança de função e demissional), mantendo os ASOs organizados.
• Apoiar a CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes e Assédio): eleições, reuniões, atas e campanhas de prevenção.
• Controlar a entrega, troca e ficha de EPIs (Equipamentos de Proteção Individual) dos colaboradores.
• Apoiar a abertura e o acompanhamento de CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho) em casos de acidente ou doença ocupacional.
• Organizar e acompanhar os treinamentos obrigatórios de Normas Regulamentadoras (NRs) aplicáveis às atividades da empresa.
• Manter atualizada a documentação legal de Departamento Pessoal e SESMT (laudos, ASOs, certificados de treinamento, PPP).
• Apoiar auditorias internas e externas relacionadas a Departamento Pessoal e Segurança e Saúde no Trabalho.
• Elaborar relatórios e indicadores de absenteísmo, afastamentos, acidentes de trabalho e status de exames ocupacionais.
• Prestar atendimento a colaboradores sobre dúvidas de Departamento Pessoal e SESMT, com clareza e boa comunicação.
• Apoiar processos de integração de novos colaboradores, incluindo orientações de segurança do trabalho.
• Colaborar com projetos de Gente e Gestão relacionados à qualidade de vida, segurança e bem-estar do colaborador.

Assistente de Departamento Pessoal

• Atuar como referência técnica da operação da área, sendo o principal ponto de consulta dos demais Assistentes em dúvidas e situações de exceção;
• Conduzir, com plena autonomia, os processos operacionais de maior complexidade, incluindo admissões, desligamentos, promoções, folha de pagamento e benefícios, bem como situações de exceção que exijam interpretação técnica;
• Apoiar a atualização dos processos operacionais já documentados, mantendo checklists, fluxos, manuais e templates da área revisados e atualizados;
• Garantir a integridade do fechamento da Folha de Pagamento, atuando como segunda checagem nos pontos críticos e como responsável final pela qualidade da entrega;
• Zelar pela conformidade documental e trabalhista da área (LGPD e CLT), atuando preventivamente para identificar e mitigar riscos operacionais;
• Liderar a execução de eventos internos e ações de endomarketing de maior complexidade, articulando equipe, fornecedores e áreas envolvidas;
• Conduzir etapas operacionais de Recrutamento e Seleção e participar de entrevistas com gestores quando demandado;
• Identificar as causas de problemas recorrentes nos processos da área e propor melhorias estruturais.

Assistente de RH Generalista – Sênior

• Provide administrative support to the Personnel Department routines
• Work across the department’s various subsystems
• Perform controls, verifications and organize documents
• Serve internal and external clients
• Support operational activities according to the department’s demands

Personnel Administration Assistant

• Gerenciamento complexo de agendas profissionais e pessoais, antecipando conflitos e otimizando o tempo do executivo.
• Planejamento, organização e execução de viagens nacionais e internacionais (emissão de passagens, reservas de hotéis, vistos, roteiros detalhados, transfers e logística de segurança, se necessário).
• Coordenação de reuniões, jantares de negócios, eventos corporativos e compromissos sociais.
• Gestão de demandas da rotina pessoal (interlocução com prestadores de serviço doméstico, manutenção de residências, veículos, acompanhamento de contas e pagamentos pessoais).
• Resolução de imprevistos do dia a dia com agilidade, agindo como o ponto focal de contato para assuntos diversos.

Assistente Pessoal – Secretária

• Manage the full employee onboarding process
• Create employee records and request required documentation
• Process enrollments and updates on benefits platforms
• Manage and procure employee benefits
• Respond to employee inquiries regarding payslips and benefits
• Support the organization and follow-up of the department's activities

Senior HR Assistant

• Support the execution of monthly personnel/payroll routines in the TOTVS Datasul ERP, including payroll calculation, vacation processing, hires, terminations, and posting of variable events;
• Assist with the verification, updating, and maintenance of employee records, as well as basic system parameterization;
• Support the collection, analysis, and verification of data and reports, identifying inconsistencies and opportunities for improvement in payroll processes;
• Assist in validating files, data uploads, and events intended for eSocial, contributing to the compliance of submitted information;
• Organize and maintain department documentation, supporting internal audits, technical surveys, and system diagnostics.

HR and Payroll Assistant

• Support in managing calendars, appointments, meetings and corporate events;
• Assist with travel arrangements, hotel bookings, transportation and other logistical needs;
• Handle telephone calls, screen contacts and manage correspondence;
• Maintain and organize physical and digital documents, ensuring confidentiality and easy access to information;
• Assist with organizing meetings, welcoming visitors and following up on administrative requests;
• Liaise with different departments to monitor and align activities;
• Track deadlines, commitments and strategic tasks, providing necessary support to leadership;
• Safeguard confidentiality and ensure orderly processes within areas of responsibility.

• Gerenciar agendas e compromissos, organizando reuniões, eventos e prazos importantes;
• Realizar controle de e-mails, filtrando mensagens e priorizando respostas;
• Auxiliar na organização de documentos e na gestão de arquivos digitais;
• Efetuar compras pessoais e corporativas, quando necessário;
• Coordenar serviços e demandas com fornecedores e parceiros;
• Dar suporte geral à rotina administrativa e pessoal do executivo.

Assistente Pessoal

• Realizar admissões e demissões;****• Controlar e acompanhar férias e afastamentos;****• Elaborar e conferir a folha de pagamento, incluindo encargos sociais e sindicais;****• Administrar e transmitir obrigações acessórias SPED eSocial, DCTFWeb, entre outras;****• Garantir o correto cumprimento da legislação trabalhista e previdenciária;****• Apoiar gestores e colaboradores em dúvidas relacionadas a processos de DP;****• Acompanhar atualizações legais e implementar ajustes nos processos internos.****• Atendimento a fiscalização.

• Realizar admissões e demissões de funcionários;
• Controlar e calcular folha de pagamento;
• Administrar benefícios dos colaboradores;
• Atender colaboradores em questões relacionadas ao departamento pessoal;
• Manter atualizados os registros de funcionários;
• Realizar cálculo de férias e rescisões contratuais;

Assistente Departamento Pessoal

• Support and execution of the Personnel Department's operational routines
• Payroll closing
• Vacation management
• Onboarding and hiring processes
• Termination and severance processes
• Maintenance of records and systems
• Employee support and guidance
• Support for audits and inspections
• Keeping up to date with labor legislation

Junior Payroll and Personnel Assistant

• Apoiar os processos de admissão, conferência de documentos e integração de novos colaboradores;
• Auxiliar no controle, conferência e tratativas de ponto eletrônico;
• Apoiar os processos de férias, afastamentos, rescisões e movimentações internas;
• Realizar controle e atualização de benefícios, como vale-transporte, alimentação/refeição, convênios e demais benefícios oferecidos pela empresa;
• Organizar, arquivar e manter atualizada a documentação dos colaboradores;
• Apoiar o envio de informações para a contabilidade e acompanhar retornos necessários;
• Auxiliar na conferência de folha de pagamento, descontos, lançamentos e relatórios;
• Atender colaboradores, esclarecendo dúvidas relacionadas a ponto, benefícios, documentos e rotinas de DP;
• Criar e atualizar planilhas, checklists, controles internos e acompanhamentos da área;
• Apoiar na organização de fluxos, prazos e demandas recorrentes do Departamento Pessoal;
• Contribuir para a melhoria dos processos internos da área de Gestão de Pessoas.

• Assist the regional People & Management (Gente & Gestão) team, being responsible for activities related to personnel administration processes, such as:
• Hiring and onboarding (new hire processing);
• Terminations and offboarding;
• Benefits administration;
• Management of time bank (Banco de Horas) and no-shows/abandonment cases;
• Administration of internal employee referral and reward programs;
• Management of internship and young apprentice contracts;
• Vendor/supplier management;
• Documentation control and compliance;
• Data entry and maintenance of HR metrics and indicators; and
• Other related activities to ensure compliance with company policies, labor legislation, and to meet the needs of the department and internal clients.

HR Assistant

• Join Job Duck as a Billing & Operations Executive Assistant by supporting a dynamic legal team in the Commercial & Corporate practice area.
• Assist with billing coordination, email and calendar management, onboarding clients, and supporting payroll and document drafting.
• Contribute to a collaborative and client-focused environment.
• Calculate referral fees for external attorneys.
• Track billable hours and calculate payments.
• Manage email communications.
• Draft basic legal and administrative documents.
• Support client onboarding processes.
• Learn and assist with paralegal tasks as needed.

Billing & Operations Executive Assistant

• Build and maintain complex workflows, triggers, and automations within GoHighLevel.
• Manage platform integrations (MindBody, GoHighLevel, WordPress, Google Sheets) using Zapier, Make, or APIs.
• Perform regular updates and maintenance on our WordPress website, including landing page creation and plugin management.
• Utilize AI tools (ChatGPT, Claude, Gemini) to develop chatbots, draft workflow logic, and automate internal documentation.
• Build data dashboards and pull weekly reports to support data-driven decision-making.
• Create and maintain detailed Standard Operating Procedures (SOPs) for all newly implemented systems.
• Execute and monitor email and SMS marketing campaigns within GoHighLevel.
• Manage social media scheduling, posting, and community engagement.
• Design marketing collateral using Canva and write compelling copy for promotions and organic content.
• Monitor lead flow within the CRM to ensure timely follow-ups and pipeline health.
• Support local SEO efforts, including Google Business Profile management and review generation.

Virtual Assistant, Marketing & Automation Specialist

• Gerenciar agenda executiva e pessoal (reuniões, viagens, eventos e compromissos confidenciais)
• Atuar como ponto de contato com stakeholders internos e externos
• Organizar prioridades, acompanhar fluxos de informação e preparar materiais para tomada de decisão
• Apoiar na organização de documentos administrativos, contábeis e fiscais
• Controlar pagamentos, boletos e reembolsos corporativos
• Emitir notas fiscais e acompanhar processos junto à contabilidade
• Apoiar rotinas administrativas pessoais, incluindo folha de pagamento
• Garantir a organização e atualização de documentos pessoais e executivos (CNH, passaporte, vistos, etc.)
• Elaborar e gerenciar o orçamento da linha da Presidência

Assistente Executivo – Pleno

• Manage emails and communications
• Escalation of customer queries
• Drafting of reports and presentations
• Clear and continuous communication with customer
• General administrative duties
• Onboarding of customers

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Executive Assistant

Bilingual Architect Virtual Assistant, Portuguese-English

HCM Support Assistant, People Operations (Payroll)

Assistente de Departamento Pessoal

Assistente de RH Generalista – Sênior

Personnel Administration Assistant

Assistente Pessoal – Secretária

Senior HR Assistant

HR and Payroll Assistant

Executive Assistant

Assistente Pessoal

Assistente de Departamento Pessoal

Assistente Departamento Pessoal

Junior Payroll and Personnel Assistant

Assistente de Departamento Pessoal

HR Assistant

Billing & Operations Executive Assistant

Virtual Assistant, Marketing & Automation Specialist

Assistente Executivo – Pleno

Virtual Assistant – Fulfilment