Covivio

Controller

• You are responsible for budget and rolling forecast planning for one of our business lines
• You report the company's monthly results and additional KPIs to management in Germany and to the French parent company
• You support Accounting in the preparation of quarterly and annual financial statements
• You independently prepare business analyses to steer the business line and, based on plan‑vs‑actual variances, derive required actions for the specialist departments and management
• You identify potential improvements and drive their implementation in coordination with the specialist departments and management
• You optimise our processes and further develop the controlling and reporting structures as a basis for data‑driven corporate management

Manager

• Property Management: Betreuung von Sonderbauten mit Fokus Hotelsektor
• Mietvertrags- und Vertragsmanagement: Laufende Verwaltung, Nachträge und Unterstützung bei Verhandlungen zu Miet-, Kauf- und Nachbarvereinbarungen
• Schnittstelle & Kommunikation: Ansprechperson für Mieter:innen, Fachabteilungen, Asset Management und externe Dienstleister (z.B. Rechtsanwält:innen, Berater:innen)
• Projekt- und Sonderaufgaben: Mitarbeit bei Sonderprojekten (z. B. Verkäufe, Digitalisierung/Move to Cloud) und Erstellung von Präsentationen und Datenräumen
• Reporting & Eigentümervertretung: Erstellung von Reports für Asset Management, Überwachung von Versicherungsnachweisen und Vertretung der Eigentümerinteressen

Real Estate Manager – Hotelsektor

• Responsibility for the technical property management of special-purpose properties with a focus on the hotel sector, acting as the owner’s representative
• Budget planning, monitoring and reporting in close coordination with Asset Management
• Coordination, assessment and implementation of technical measures in accordance with HOAI, including technical due diligences (TDDs) and ESG requirements
• Organization and supervision of maintenance, inspections and external service providers
• Technical assessment and documentation of properties, including maintenance of the data room and support in acquisition and disposal processes
• Regular site visits nationwide, including verification of tenants’ compliance with lease obligations
• Point of contact for tenants, internal departments, Asset Management and external service providers (e.g., lawyers, consultants)

Technical Property Manager – Hotel Sector

Civil Engineer

• Eigenverantwortliche Planung und Durchführung von Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen für unsere Wohn- und Gewerbeimmobilien als auch für Großbauprojekte für einen zugeteilten Bestand in Mülheim an der Ruhr und Essen
• Erstellung von Bauablaufplänen, Leistungsverzeichnissen und Mitwirkung bei der Leistungsvergabe
• Überwachung von Bauvorhaben, Ausführungsqualitäten und Fristen der Nachunternehmer
• Gewährleistungsüberwachung unserer Bestandsobjekte sowie Sicherstellung von Sicherheit-, Gesundheits- und Umweltschutz auf der Baustelle
• Unterstützung bei der Erreichung unserer Klimaziele durch aktive Mitarbeit an der energetischen Optimierung des Gebäudebestandes
• Enge Zusammenarbeit mit unseren Vermietern, Wohnungsverwaltern und Kundenbetreuern

Bauleiter – Bauingenieur – Bautechniker für Instandhaltung und Modernisierung

Administrative Assistant

• Planning and coordinating appointments, meetings and events
• Central point of contact for internal and external communication and correspondence
• Management and organization of documents, contracts and records
• Ensuring smooth office operations, including supplies procurement and technical support
• Support with administrative tasks, projects and internal team communication

Assistant, Secretary, Office Manager

• Technical oversight of our existing commercial properties and participation in the implementation and inspection of construction works
• Primary on-site point of contact for all technical matters related to the property
• Recording, coordination and supervision of maintenance and repair activities in our existing properties
• Monitoring of quality, costs and deadlines
• Monitoring compliance with requirements and regulations during maintenance and various inspections, including the necessary defect remediation
• Liaison with authorities, experts/consultants and contracted service providers and management of these parties
• Organizing and conducting technical inspections across our portfolio and ensuring proper documentation
• Annual budgeting and planning for CapEx and OpEx measures, including their monitoring
• Performing owner/client duties and construction-related responsibilities

Technical Property Manager – Commercial Real Estate

Account Executive

• Central point of contact for a wide range of matters and challenges related to the management of our residential properties
• Monitoring and oversight of our property portfolio and promoting harmonious cohabitation among our tenants
• Organising and conducting tenant support, advice and in-person meetings to ensure high customer satisfaction
• Responsible for apartment handovers and inspections, including careful documentation and communication with tenants
• Performing caretaking/maintenance duties to ensure smooth daily operations and to maintain the safety of our properties

Customer Service Representative – Property Management

• Responsible for ongoing tenant fit-outs for new leases and tenant refurbishments, as well as general modernization measures (Capex)
• Cost and budget controlling for Capex projects, including tender evaluation and approval
• Management and oversight of external partners (architects, specialist planners, contractors, service providers)
• Preparation of reports and documentation of technical measures
• Close collaboration with technical property management, commercial asset management and external service providers

Technical Asset Manager – Office Real Estate

• Technical maintenance and continuous development of an assigned portfolio of buildings
• Planning, management and supervision of renovation and modernization projects, with a focus on energy-efficiency measures in multi-family residential buildings
• Conducting condition surveys as well as planning and cost estimation of construction measures
• Preparation of specifications (bill of quantities) and construction schedules
• Coordination with authorities and local stakeholders
• Coordination and supervision of construction processes, including schedule, cost and quality control
• Close coordination with the commercial department
• Communication with tenants, contractors and authorities

Architect, Civil Engineer, Site Manager – Existing Residential Properties

• Erstellung von Steuererklärungen und Steuerbilanzen für nationale und internationale Gesellschaften
• Ermittlung laufender und latenter Steuern im Rahmen von Quartals- und Jahresabschlüssen nach HGB und IFRS
• Begleitung und Unterstützung bei steuerlichen Betriebsprüfungen, inklusive Kommunikation mit Finanzbehörden
• Einsatz moderner und innovativer Technologien im Steuerbereich, Entwicklung und Implementierung von Lösungen zur Automatisierung und Digitalisierung im Steuerbereich, insbesondere Einführung von Künstlicher Intelligenz und Automatisierungslösungen zur Effizienzsteigerung
• Mitwirkung an steuerrechtlichen Projekten
• Laufende steuerliche Beratung der Konzerngesellschaften sowie enge Zusammenarbeit mit internen Fachabteilungen

Referentin direkte Steuern, Steuerberater

Financial Planning and Analysis

• Sparringspartnerrolle für die Geschäftsbereiche Finance & Controlling bei der Weiterentwicklung bestehender und neuer Geschäftsprozesse
• Aufnahme, Analyse und Priorisierung von Anforderungen aus den kaufmännischen Bereichen
• Koordination und Steuerung der End-to-End-Umsetzung von IT-gestützten Finance- und Controlling-Prozessen
• Mitgestaltung und Optimierung von IT-Prozessen zur Effizienzsteigerung und Qualitätsverbesserung in Finance & Controlling
• Zusammenarbeit mit Fachkolleg:innen und IT-Teams zur erfolgreichen Implementierung von Lösungen

IT Business Partner, Finance

Accounts Payable

• Supporting accounts payable staff in reviewing, coding and posting maintenance and construction invoices for an in‑house portfolio of companies within the Covivio real estate group
• Maintaining general ledger and vendor accounts, and handling dunning processes and guarantees
• Performing preparatory tasks for automated payment runs and ensuring timely settlement of open items
• Resolving account queries with vendors by phone and issuing remittance advices
• Close coordination and collaboration with other departments (e.g., Purchasing, Construction Management, Accounting)

Accounts Payable Clerk

• Du verantwortest die Budget- und rollierende Forecastplanung für eine unserer Business Lines
• Du reportest monatlich unser Unternehmensergebnis sowie weitere KPIs an die Geschäftsführung in Deutschland sowie an die französische Konzernmuttergesellschaft
• Du unterstützt das Accounting bei der Aufstellung von Quartals- und Jahresabschlüssen
• Du erstellst selbständig betriebswirtschaftlichen Analysen zur Steuerung der Business Line und leitest auf Basis von Plan-Ist-Abweichungen Handlungsbedarfe für die Fachabteilungen und die Geschäftsführung ab
• Identifikation von Potentialen und damit einhergehender Realisierung in Abstimmung mit den Fachbereichen und der Geschäftsführung
• Du optimierst unsere Prozesse und baust die Controlling- und Reportingstrukturen als Grundlage für eine datengetriebene Unternehmenssteuerung weiter aus

Engineer

• Planning and execution of maintenance and modernization projects for pre-sales/pre-letting refurbishment works
• Coordination and assurance of relevant construction and trade processes in close cooperation with other internal departments, construction and trade contractors, and purchasers
• Responsibility for scheduling and compliance with budget requirements in the aforementioned processes through to warranty follow-up
• Preparation of project reports as well as monitoring and documentation of acceptance/hand-over processes to ensure quality and contractual compliance

Controller

Real Estate Manager – Hotelsektor

Technical Property Manager – Hotel Sector

Bauleiter – Bauingenieur – Bautechniker für Instandhaltung und Modernisierung

Assistant, Secretary, Office Manager

Technical Property Manager – Commercial Real Estate

Customer Service Representative – Property Management

Technical Asset Manager – Office Real Estate

Architect, Civil Engineer, Site Manager – Existing Residential Properties

Referentin direkte Steuern, Steuerberater

IT Business Partner, Finance

Accounts Payable Clerk

Controller

Engineer/Technician for Construction Management – Building Modernization