HR Administrator, Office Manager
FELD M
HR Specialist, Administration
Vitamin Well Group
full-time
Posted on:
Origin: • 🇩🇪 Germany
Visit company websiteJob Level
JuniorMid-Level
About the role
- Erstellung und Bearbeitung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen und personalrelevanten Dokumenten – präzise, terminsicher und ready to go
- Eigenständige Koordination des gesamten Payroll-Prozesses – inklusive Vorbereitung, Dokumentation, Fristenkontrolle – klar strukturiert, pünktlich, und verlässlich.
- Überblick über alle laufenden HR-To-Do's – von Rückläufern bis Fristen, etc. – damit nichts liegen bleibt, was laufen muss
- Pflege und Aktualisierung von Personaldaten in HiBob, Microsoft 365 und unseren digitalen Ablagestrukturen – verlässlich, aktuell, strukturiert
- Organisation von Bescheinigungen, Bestätigungen sowie sämtlichen weiteren HR-Dokumenten – alles ist dort, wo‘s es hingehört – schnell, richtig, vollständig und schnell abrufbar
- Zuarbeit bei Reportings und Auswertungen – mit Blick fürs Detail und einem Timing on point
- Begleitung des gesamten On- und Offboarding-Prozesses – von der Welcome-Mail bis zur sauberen System-Übergabe
- Mitgestaltung und Pflege unserer HR-Vorlagen, Dokumentenlogik und Systemstruktur, Benefits und vielem mehr – damit unser People Business nicht nur einfach funktioniert, sondern spürbar effizient läuft und sich zeitgemäß weiterentwickelt
- Enge Abstimmung mit der HR Business Partnerin, dem Team vor Ort und dem Group HR-Team im HQ in Stockholm – offen, verlässlich, auf Augenhöhe, vorausschauend und zukunftsorientiert – im Hinblick auf unsere Branche und unser Produktspektrum
Requirements
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium mit HR-Bezug oder vergleichbare Arbeitserfahrung im People & Culture Bereich
- Mindestens 2–3 Jahre Erfahrung im HR-Bereich – in einer vergleichbaren administrativen Rolle mit Verantwortung für operative Prozesse - in der Personalverwaltung oder Personal-Administration
- Sehr strukturierte, sorgfältige und verbindliche Arbeitsweise
- Fundierte Erfahrung im Umgang mit HRIS-Systemen, sicherer Umgang mit MS Office
- Klare, professionelle Kommunikation auf Deutsch und Englisch
- Hohe Verlässlichkeit - besonders auch im Umgang mit sensiblen Daten
- Office-First-Mentalität
- Interesse an effizientem HR-Working-Flow, operativen Prozessen und weiterem zukunftsorientiertem Aus- und Aufbau mit Fokus auf Effizienz und positiver Spürbarkeit für alle unsere Kolleg:innen
