MASP

Analyst

• Support execution of direct and consignment purchasing processes, including obtaining quotes, issuing purchase orders and tracking deliveries.
• Maintain contact with suppliers and assist negotiations related to the area’s operational needs, with leadership oversight.
• Monitor inventory levels, identify replenishment needs and contribute to appropriate product stocking.
• Assist in analysis of inventory and sales information, such as turnover, coverage and sales volume, contributing to purchasing planning.
• Organize and submit information for registration and updating of products, suppliers, prices and other data in the systems used by MASP.
• Perform administrative routines for the area, including receiving, organizing and processing documents, internal controls, contracts and issuing invoices.
• Support processes related to distribution of consigned publications and administrative sales, performing controls, issuing orders and following up on logistics.
• Interface with departments such as Tax, Finance, Accounting, Technology and other internal teams, contributing to progress and resolution of the area’s requests.
• Support inventories, external events, fairs and other activities related to the MASP Store operation, as needed.
• Identify opportunities to improve routines and processes under your responsibility, sharing suggestions and supporting implementation of improvements.
• Work at the MASP Store, the MASP museum shop that provides transformative and welcoming experiences through the visual arts.

Administrative Analyst, Junior

General

• Register and maintain up-to-date records for suppliers, clients, products, artworks and art lenders.
• Issue incoming and outgoing tax invoices for the organization's various departments, including requests related to the Store, Collection, Production and Purchasing.
• Issue incoming and outgoing tax invoices for artworks in domestic and import/export operations, coordinating with requesting departments and customs brokers.
• Daily issue tax invoices related to online store sales, ensuring the correct application of CFOP, taxation and destination state.
• Calculate and issue ICMS Differential Rate (Diferencial de Alíquotas) payment documents related to online store sales.
• Review fiscal documents and information, identify discrepancies and contribute to the accuracy of records.
• Post incoming invoices for products and services, including DANFEs and service invoices.
• Organize daily workload, prioritize activities and meet established deadlines.
• Monitor changes resulting from tax reform, supporting system-level adjustments to fiscal and billing processes.

Tax Assistant

Supervisor

• Supervisionar a equipe de Produção de Exposições, distribuindo e acompanhando as demandas, orientando os profissionais e garantindo a integração entre as frentes de expografia, documentação e logística, e produção financeira.
• Acompanhar todas as etapas de produção das exposições, desde o recebimento da lista de obras e o desenvolvimento do projeto expográfico até a montagem, abertura, desmontagem e devolução das obras.
• Atuar de forma próxima na produção expográfica, analisando projetos, necessidades técnicas, materiais, acabamentos e soluções construtivas para os espaços expositivos.
• Avaliar tecnicamente a execução dos projetos expográficos, identificando riscos, inconsistências ou necessidades de ajustes e propondo soluções viáveis, seguras e alinhadas às diretrizes do museu.
• Realizar a interlocução com fornecedores, produtoras de expografia, arquitetos, montadores, pintores, técnicos, conservadores e demais prestadores de serviços envolvidos na produção das exposições.
• Orientar e acompanhar os processos de contratação de fornecedores e profissionais técnicos, participando da análise de propostas, escopos, prazos e orçamentos.
• Supervisionar os processos de documentação e logística das exposições, incluindo solicitações de empréstimo, contato com instituições e coleções, logística nacional e internacional, transporte, seguro, desembaraço aduaneiro, acondicionamento, recebimento e devolução de obras.
• Planejar e controlar os cronogramas das exposições, acompanhando atividades simultâneas, pontos críticos, dependências e prazos, de forma a assegurar o cumprimento do calendário anual do museu.
• Acompanhar o orçamento da área e de cada exposição, controlando custos, contratações, notas fiscais, solicitações de pagamento e demais fluxos financeiros relacionados aos projetos.
• Participar de reuniões de planejamento e acompanhamento com a Coordenação de Produção e com as áreas de Curadoria, Acervo, Comunicação, Operações, Infraestrutura, Financeiro e demais equipes envolvidas.

Administrative Analyst, Junior

Tax Assistant

Supervisor de Produção de Exposições