MARAX

Administration

• Telephone, e-mail & tickets: first point of contact for owners, tenants and service providers – review, assign and respond to calls, the info@ inbox and customer-portal tickets
• Process management: track requests, monitor deadlines and follow-ups, and reliably see tasks through to completion
• Contractors & damage handling: commission and coordinate tradespeople/service providers (appointments, access), initiate minor repairs and maintenance, record and forward damage reports
• Communication & small tasks: prepare form letters, notices and resident information, handle standard correspondence, arrange nameplates/doorbell labels and keys
• Data, filing & support: maintain master data and set up new properties (ERP & customer portal), file documents (SharePoint)

Clerk, Assistant – Condominium (HOA) Management

Bookkeeper

• WEG- und Mietbuchhaltung in einer Hand: Du betreust eigenverantwortlich einen festen Bestand an WEGs und Mietobjekten — vom Zahlungseingang über die monatliche Verbuchung bis zur Jahresabrechnung.
• Hausgeld- und Nebenkostenabrechnungen: Du erstellst die jährlichen Hausgeldabrechnungen (WEG) sowie Heiz- und Nebenkostenabrechnungen (Mietverwaltung) — strukturiert, termingerecht, prüffest.
• Wirtschaftspläne: Du planst zusammen mit den Verwalter:innen die Wirtschaftspläne für die WEGs und stellst sie aussagekräftig auf.
• Mahnwesen und Zahlungsverkehr: Du steuerst Mahnstufen, behältst offene Posten im Blick und wickelst den gesamten Zahlungsverkehr ab.
• Rechnungsprüfung und Kontierung: Du prüfst, kontierst und verbuchst Eingangs- und Ausgangsrechnungen — sauber, nachvollziehbar, automatisiert wo möglich.
• Prozesse mitgestalten: Du bringst Ideen ein, wie wir Routine automatisieren, Reports verbessern und unsere Buchhaltung schlanker machen können.

Clerk, Assistant – Condominium (HOA) Management

Buchhalter, WEG- und Miet