IMAD - institution genevoise de maintien à domicile

Executive Assistant

• Assurer le secrétariat du service des affaires juridiques (SAJ)
• Fournir un soutien administratif aux membres du service des affaires juridiques et effectuer le suivi administratif des dossiers ainsi que leur tenue physique et informatique, de la réception à l’archivage, y compris le référencement
• Prendre en charge certains volets des dossiers juridiques de manière autonome, sous la supervision des conseillers juridiques
• Assumer le suivi organisationnel du service (réception téléphonique, organisation des séances, coordination des agendas, démarches administratives internes, etc.)
• Rédiger des projets de courriers et de documents à contenu juridique (courriels, courriers, PV, mémoires, bordereaux de pièces, etc.)
• Initier et mettre à jour des documents tels que projets, tableaux, planification, présentations PPT selon les besoins du service.

Secrétaire de direction – Affaires juridiques

• Provide secretarial support to the Legal Affairs Department (SAJ)
• Provide administrative support to members of the Legal Affairs Department and manage administrative follow-up of files as well as their physical and electronic filing, from receipt to archiving, including indexing
• Independently handle certain aspects of legal files under the supervision of legal advisors
• Manage the department’s organizational follow-up (telephone reception, meeting coordination, calendar management, internal administrative procedures, etc.)
• Draft letters and documents with legal content (emails, letters, minutes, briefs, lists of exhibits, etc.)
• Create and update documents such as drafts, tables, schedules and PowerPoint presentations according to the department’s needs

Secrétaire de direction – Affaires juridiques

Executive Secretary - Legal Affairs