EF Education First

Administrative Assistant

• Support for the head of administration and participation in the design and handling of HR-related matters
• Support in planning and executing administrative projects
• Coordination and monitoring of administrative processes
• Ensuring compliance with internal policies and legal regulations
• Preparation and maintenance of statistics and analyses related to costs and expenditures
• Maintenance and management of data, documents and distribution lists
• Support in personnel administration
• Fleet and company car administration
• Processing incoming mail and distributing it to the responsible departments
• Checking, coding and processing of overhead expense invoices
• Resolution of open items and coordination with internal departments and external service providers
• Procurement and ordering of consumables and supplies
• General administrative and office tasks

Administrative Coordinator

Administration

• Koordination von Terminen, Meetings und Reisen
• Vor- und Nachbereitung von Meetings
• Erstellung von Präsentationen, Berichten und Statistiken
• Überwachung von Fristen, Wiedervorlagen und To-do-Listen
• Prüfung und Abrechnung von Reisekosten gemäß geltender Richtlinien
• Allgemeine Büroorganisation und administrative Aufgaben
• Bearbeitung der Eingangspost und Verteilung an zuständige Stellen
• Prüfung, Kontierung und Bearbeitung von Gemeinkostenrechnungen
• Klärung offener Posten und Abstimmung mit internen Fachbereichen und externen Dienstleistern
• Zuarbeit bei Jahresabschluss
• Unterstützung in der Personaladministration
• Abfrage und Bestellung von Verbrauchsmaterial
• Pflege und Verwaltung von Daten, Dokumenten und Verteilern

Administrative Coordinator

Assistenz Verwaltung