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Executive Assistant to CEO

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full-time

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Location Type: Remote

Location: Colombia

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Salary

💰 COP 5,000 per month

About the role

  • Gestión total del inbox, calendario y comunicaciones del CEO.
  • Redacción de correos y mensajes dirigidos a clientes, prospectos, talento y socios.
  • Preparación de agendas, briefings y follow-ups para cada reunión.
  • Anticipación constante: remover obstáculos antes de que aparezcan.
  • Crear sistemas de seguimiento para compromisos, deadlines y proyectos.
  • Asegurar que cada entrega se cumpla (sin dejar cabos sueltos).
  • Mantener documentación, archivos y sistemas impecablemente organizados.
  • Gestionar onboarding de clientes y documentación de engagement.
  • Coordinar disponibilidad, asignaciones y comunicaciones con el roster de talento.
  • Redacción de propuestas, documentos y comunicaciones cliente-facing.
  • Familiarizarse con la industria legal para interactuar con clientes abogados.
  • Apoyar al CEO con research, análisis y contexto para decisiones.
  • Construir procesos más eficientes e identificar oportunidades de mejora.
  • Administrar core systems: CRM, project management, workflows de comunicación.
  • Uso avanzado de herramientas como ChatGPT, Claude y otras.
  • Construcción de procesos asistidos por IA para redacción, research y eficiencia.
  • Optimización de la infraestructura tecnológica: CRM, PM tools, sistemas de documentos.

Requirements

  • 3+ años como Senior EA, Operations Assistant o Executive Support.
  • Inglés C1 impecable (oral y escrito).
  • Capacidad para escribir en la voz del CEO.
  • Profesionalismo, calidez, persuasión y credibilidad.
  • Total confidencialidad.
  • Excelencia organizacional y atención al detalle.
  • Proactividad absoluta: sabes lo que sigue sin que te lo pidan.
  • Capacidad de trabajar bajo presión y en entornos de ritmo acelerado.
  • Cumplimiento impecable y sentido de urgencia.
  • Fluidez en herramientas de IA (ChatGPT, Claude, etc.)
  • Manejo de Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Zoom.
  • Familiaridad con plataformas de project management.
  • Facilidad para aprender nuevas herramientas y crear sistemas digitales ordenados.
Applicant Tracking System Keywords

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Hard Skills & Tools
redacción de correospreparación de agendasgestión de onboardinganálisisoptimización de procesosgestión de proyectosdocumentaciónseguimiento de compromisosuso de herramientas de IAescritura en voz del CEO
Soft Skills
proactividadatención al detalleprofesionalismocalidezpersuasióncredibilidadconfidencialidadcapacidad para trabajar bajo presiónexcelencia organizacionalfacilidad para aprender