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Adjoint(e) administratif(ve) – Administrative Assistant

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full-time

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Location Type: Hybrid

Location: Montréal • Canada

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About the role

  • Assurer un soutien logistique et administratif aux équipes des opérations : planification des rencontres, rédaction de comptes rendus et suivi des actions.
  • Gérer les agendas et les priorités de manière proactive, en collaboration avec les gestionnaires et l’adjointe exécutive.
  • Participer à la planification logistique d’événements (rencontres d’équipe, rencontres trimestrielles, réunions départementales, événements corporatifs, etc.), incluant les invitations, réservations, fournisseurs et matériel.
  • Coordonner les déplacements liés aux événements ou réunions externes (hébergements, vols, transport, etc.), tout en veillant à l’efficacité et au respect des politiques internes.
  • Effectuer les tâches administratives avec rigueur, précision et un haut niveau de confidentialité, notamment dans la préparation, le traitement et la transmission de documents internes.
  • Contribuer à l’amélioration continue des processus et proposer des solutions concrètes pour optimiser l’efficacité.

Requirements

  • Diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique, administration ou domaine connexe.
  • Minimum de 5 ans d’expérience pertinente en soutien administratif, idéalement dans le secteur de l’assurance ou un environnement à haut volume d’activité.
  • Bilinguisme essentiel (français et anglais, à l’oral et à l’écrit) afin de soutenir les opérations à travers le Canada.
  • Permis de conduire requis pour des déplacements occasionnels entre nos différents bureaux, principalement au bureau de Terrebonne.
  • Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams) et de SharePoint.
  • Sens marqué de l’organisation, rigueur et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
  • Discrétion, jugement et souci du détail exemplaire.
  • Attitude professionnelle, autonomie et entregent.
  • Aisance à travailler sous pression et à collaborer dans un environnement à haut volume d’activités.
Benefits
  • Bureau disponible à Terrebonne
  • Télétravail en mode hybride pour un équilibre travail-vie personnelle
  • Assurances collectives, Compte de soins de santé, Programme d’aide aux employés & à la famille et Télémédecine
  • Accès au régime d’épargne-retraite avec contribution employeur
  • 7 jours personnels
  • Journée anniversaire
  • Programme de bonification
  • Programme de remboursement des formations
Applicant Tracking System Keywords

Tip: use these terms in your resume and cover letter to boost ATS matches.

Hard Skills & Tools
soutien administratifplanification logistiquerédaction de comptes rendusgestion des prioritéspréparation de documentstraitement de documentsoptimisation des processus
Soft Skills
organisationrigueurdiscrétionjugementsouci du détailautonomieentregentcapacité à travailler sous pression
Certifications
Diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautiqueDiplôme d’études collégiales (DEC) en administration