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Operations Manager – Fokus Kostenübernahme, Pflegekassen

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Location: Berlin • Germany

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About the role

  • Analyse bestehender Abläufe rund um Anträge auf Kostenübernahme und Erstattungen und direkter Austausch mit den Pflegekassen
  • Identifizierung von Ineffizienzen, Fehlerquellen und Verbesserungspotenzialen, Entwicklung und Umsetzung von Prozessoptimierungen, Verfolgung ihrer Wirkung im operativen Alltag
  • Strukturierung, Dokumentation und Standardisierung von Prozessen (z. B. Workflows, Guidelines)
  • Aktive Mitarbeit an strategischen Projekten zur Verbesserung der Zusammenarbeit mit Pflegekassen oder zur Optimierung der Backoffice-Prozesse
  • Bearbeitung operativ Anträge auf Kostenübernahme, inkl. Prüfung, Nachverfolgung und Dokumentation
  • Englische Zusammenarbeit mit Kolleg*innen aus B2C Sales, Customer Success und weiteren Teams zur effizienten Lösung individueller Kundenanliegen und abteilungsübergreifender Fragestellungen

Requirements

  • Mindest 2 Jahre Berufserfahrung im Bereich Prozessmanagement/Operations/Backoffice; idealerweise mit operativer Sachbearbeitung oder alternativ mit Versicherungsbackground (z. B. private Kranken- oder Zusatzversicherungen)
  • Ausgeprägtes Prozessverständnis, analysiert Abläufe, erkennt Muster und Ineffizienzen, optimiert bestehende Prozesse aktiv und kontinuierlich
  • Starke analytische Fähigkeiten, nutzt Excel / Google Sheets sicher zur Analyse und Aufbereitung von Daten
  • Hands-on, sehr zuverlässig und detailorientiert; erledigt operative Routinetätigkeiten konsequent, sauber und eigenständig
  • Kommuniziert proaktiv, klar und sicher mit internen und externen Stakeholdern, setzt klare Prioritäten in einem Startup-Umfeld
  • Fließende Deutschkenntnisse auf C2-Niveau in Wort und Schrift sowie Englischkenntnisse auf B2-Niveau
  • Wünschenswert: Erfahrung in der Zusammenarbeit mit gesetzlichen Pflege- oder Krankenkassen (z. B. Erstattungen, Abrechnungen, Anträge)
  • Erfahrung oder Affinität zu Automatisierung, KI oder No-/Low-Code-Tools (z. B. Zapier, AI-gestützte Workflows), Interesse daran, Prozesse skalierbarer zu gestalten
Benefits
  • Urban Sport Club-Mitgliedschaft für deine Fitness
  • Family & Friends Coupon für die Patronus Uhr
  • Bis zu 30 Urlaubstage (nach einem Start mit 26 Tagen im ersten Jahr und 28 Tagen im zweiten Jahr)
  • Jährliches Learning & Development Budget für individuelles Lernen und Wachstum
  • Klar strukturiertes Career Framework für deine berufliche Weiterentwicklung
  • 360-Grad-Feedbackgespräche (2x / Jahr), für deine berufliche und persönlichen Weiterentwicklung
  • Exklusive Corporate Benefits mit tollen Angeboten
  • Rabatte in Restaurants in der Nähe des Büros
  • Freie Wahl der Hardware (Macbook oder Lenovo)
  • Modernes Büro im pulsierenden Friedrichshain
  • Job Ticket für eine stressfreie tägliche Anreise
  • 2 Tage pro Woche von zuhause aus arbeiten ("Home Office")
  • Weg vom Fleck. Über Mein Dienstrad vergünstigt ein Fahrrad leasen
  • Regelmäßige Company- und Teamevents fördern unseren Zusammenhalt
  • Teamgeist statt Ellenbogenmentalität – gemeinsam erreichen wir mehr
  • Entwickle ein Produkt, das gesellschaftlich einen echten Mehrwert bietet
  • Vierteljährliche Company Brunches, zum Austauschen und Vernetzen
  • Ein Volunteering-Tag im Jahr, an dem wir gemeinsam etwas Gutes tun können
Applicant Tracking System Keywords

Tip: use these terms in your resume and cover letter to boost ATS matches.

Hard Skills & Tools
ProzessmanagementOperationsBackofficeanalytische FähigkeitenExcelGoogle SheetsProzessoptimierungDokumentationStandardisierungSachbearbeitung
Soft Skills
detailorientiertzuverlässigproaktive KommunikationPrioritäten setzenanalytisches DenkenEigenständigkeitTeamarbeitKundenorientierungProblemlösungsfähigkeitenFlexibilität