IWJB gGmbH

Executive Assistant

• Planning & organization
• Coordinating and structuring all requests directed to executive management
• Maintaining overview and prioritization of daily email and communication flow
• Managing internal and external communications
• Scheduling appointments, including thorough preparation and follow-up
• Meeting & communications management
• Preparing, structuring and following up on meetings
• Ensuring transparent and purpose-driven internal communication
• Point of contact for employees; HR support
• Drafting and maintaining employment contracts
• Support with leave and personnel matters
• Candidate communication and scheduling in recruiting
• Project & organizational support
• Assisting with project preparation
• Compiling and providing documentation
• Preparing invoices

Working Student - Founder's Associate / Executive Assistant

Communications

• Project organization and coordination with schools that are running or wish to run the Future Day (Zukunftstag)
• Planning, coordinating and executing outreach activities to recruit new schools for the Future Day and allocate funding
• Preparing and delivering briefings for involved partners and stakeholders
• Collecting, analyzing and statistically preparing project data on planned and completed Future Days
• Other organizational, communication and coordination tasks related to the funding of school projects

Mini-job – Communications & Fundraising

• Planung & Organisation
• Koordination und Strukturierung aller Anfragen an die Geschäftsführung
• Überblick und Priorisierung im täglichen E-Mail- und Kommunikationsaufkommen
• Steuerung der internen und externen Kommunikation
• Terminkoordination inkl. sorgfältiger Vor- und Nachbereitung
• Meeting- & Kommunikationsmanagement
• Vorbereitung, Strukturierung und Nachbereitung von Meetings
• Sicherstellung transparenter und zielgerichteter interner Kommunikation
• Ansprechpartner*in für Mitarbeitende
• HR-Unterstützung
• Erstellung und Pflege von Arbeitsverträgen
• Unterstützung bei Urlaubs- und Personalthemen
• Bewerberkommunikation und Terminabstimmungen im Recruiting
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Projekten
• Aufbereitung und Bereitstellung von Unterlagen
• Erstellung von Rechnungen

Working Student - Founder's Associate / Executive Assistant

Mini-job – Communications & Fundraising

Werkstudent, Founder’s Associate / Executive Assistant