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Executive Assistant to the CEO

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full-time

Posted on:

Location Type: Hybrid

Location: Bamberg • Germany

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Salary

💰 €40,000 - €48,000 per year

About the role

  • Als Executive Assistant bist du die zentrale Schnittstelle zum CEO und ermöglichst es ihm, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren: Unternehmenswachstum, Partnerschaften, M&A und Führung des Management-Boards.
  • Du übernimmst die gesamte operative und administrative Koordination und sorgst dafür, dass der CEO seine Zeit optimal nutzen kann.
  • Vollständiges Kalender- und E-Mail-Management des CEO (Priorisierung, Beantwortung, Eskalation, Follow-ups)
  • Erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen, Koordination mit Board, Partnern und Investoren, professionelle Kommunikation im Namen des CEO
  • Vorbereitung und Organisation von Board- und Management-Meetings, Agenda-Erstellung, Unterlagenaufbereitung
  • Planung und Buchung von Reisen, Koordination von Messen und Events, Spesenabrechnung
  • Vorsortierung von Bewerbungen und Interview-Koordination, Unterstützung im Onboarding, Koordination kleinerer Projekte inkl. Deadline-Tracking und Dokumentation

Requirements

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (BWL, Kommunikation, o.ä.)
  • Mindestens 2–3 Jahre Erfahrung als Assistenz, Office Manager oder in vergleichbarer Rolle
  • Organisationstalent: Du behältst auch in hektischen Zeiten den Überblick und priorisierst selbstständig
  • Kommunikationsstärke: Professionelle, freundliche Kommunikation auf allen Ebenen (intern und extern)
  • Proaktivität: Du denkst mit, erkennst Probleme bevor sie entstehen und löst sie eigenständig
  • Diskretion: Absolut vertrauenswürdig im Umgang mit sensiblen Informationen
  • Tech-Affinität: Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), Google Workspace
  • Englisch: sehr gute Kenntnisse, da internationale Kommunikation vorkommt.
  • Nice-to-have: Erfahrung in Start-ups, Scale-ups oder familiengeführten Unternehmen, Erfahrung in Assistenz eines Geschäftsführers oder Vorstands, Kenntnisse in Projektmanagement-Tools (Asana, Trello, Notion), Hands-on-Mentalität und Freude an Gestaltung
Benefits
  • Geld ist nicht alles? Bei uns erhältst du monatlich einen Wertgutschein für unsere hochwertigen Produkte und profitierst von exklusiven Rabatten bei vielen namhaften Unternehmen.
  • Vertrauensarbeitszeit und Flexibilität sind bei uns gelebte Realität!
  • Unbefristete Arbeitsverhältnisse und bis zu 30 Tage Urlaub sorgen dafür, dass du Arbeit und Leben perfekt in Einklang bringen kannst.
  • Monatliche Coaching-Termine mit deinem Team Lead bieten dir die Möglichkeit, deine Fähigkeiten kontinuierlich zu verbessern und dich beruflich weiterzuentwickeln.
  • Regelmäßige Team- und Unternehmensevents fördern den Austausch und stärken unseren Zusammenhalt.
  • Durch die Mitgliedschaft unseres CEO Tim in der EO, die von Forbes als "einflussreichste Unternehmerorganisation der Welt" bezeichnet wird, verfügen wir über ein riesiges Netzwerk in über 61 Ländern.
Applicant Tracking System Keywords

Tip: use these terms in your resume and cover letter to boost ATS matches.

Hard Skills & Tools
BWLKommunikationKalender-ManagementE-Mail-ManagementReiseplanungSpesenabrechnungInterview-KoordinationOnboardingDeadline-TrackingDokumentation
Soft Skills
OrganisationstalentKommunikationsstärkeProaktivitätDiskretionVertrauenswürdigkeit
Certifications
kaufmännische AusbildungStudium