Paralegal

• Support for the regional legal team for Europe and Africa (with a focus on Central and Eastern Europe)
• Advising, drafting and assisting in the negotiation of confidentiality agreements and promoting the use of group templates of the Umicore group
• Contract management based on Umicore's globally used contract database (coordination of regional access rights, user training, ensuring data quality, etc.)
• Assistance with corporate law matters
• Supporting our in-house lawyers in their day-to-day work, including advising, drafting and negotiating contracts with external partners and providing administrative support as needed
• Preparing analyses and reports on request
• Administrative support in projects

Paralegal, Legal Analyst

• Juristische Unterstützung des Syndikusrechtsanwalts
• Unterstützung bei der allgemeinen Bearbeitung von Rechtsangelegenheiten im Immobilienbereich
• Vorbereitung von Schriftsätzen, Stellungnahmen und Gutachten
• Juristische Recherchen (Mietrecht, Baurecht, WEG-Recht, Grundbuchrecht)
• Vorprüfung von Forderungen, Abmahnungen und Mängelanzeigen
• Digitale und schriftliche Korrespondenz
• Prüfung und Bearbeitung eingehender beA-Nachrichten
• Versand von beA-Schriftstücken im Rahmen gerichtlicher und außergerichtlicher Korrespondenz
• Erstellung, Ausfertigung und postalischer Versand von Schriftstücken aller Art
• Akten- und Dokumentenmanagement
• Pflege, Strukturierung und Aktualisierung der digitalen Akten auf dem SharePoint
• Fristen- und Terminmanagement
• Führen, Überwachen und Aktualisieren des Fristenbuchs
• Vorbereitung und Organisation der wöchentlichen Fristenbesprechung
• Fristenmanagement und Pflege digitaler Vertragsdatenbanken
• Buchhalterische und kostenrechtliche Tätigkeiten
• Veranlassung von Zahlungen sowie Prüfung von Zahlungseingängen
• Kontrolle und Bearbeitung von Rechnungen, insbesondere nach RVG und GKG
• Vorbereitung von Kostenfestsetzungsanträgen
• Prüfung von Kostenfestsetzungsbeschlüssen und Rechtsanwaltsrechnungen
• Forderungsmanagement & Vollstreckung (überwiegend im Immobilienkontext)
• Unterstützung bei der Bearbeitung offener Forderungen aus Miet- und Nebenkostenverhältnissen
• Überwachung offener Forderungen
• Erstellung von Mahnschreiben und Ratenzahlungsvereinbarungen
• Vorbereitung gerichtlicher Mahnverfahren und Vollstreckungsmaßnahmen
• Prüfung von Zahlungsrückständen und Abstimmung mit der Buchhaltung
• Vorbereitung und Begleitung von Mahn- und Klageverfahren
• Erstellung und Versand von Mahnschreiben
• Zuarbeit bei der Kommunikation mit externen Rechtsanwälten, Gerichten und Behörden sowie Dokumentation aller Vorgänge im digitalen System
• Reporting & Datenpflege (perspektivisch)
• Erstellung regelmäßiger Auswertungen und Berichte im Forderungsmanagement (z. B. Rückstandsentwicklung, Mahnstatus, Erfolgsquoten)
• Analyse von Forderungsdaten zur Unterstützung interner Entscheidungsprozesse
• Pflege und Aktualisierung von Statusinformationen im Verwaltungsprogramm
• Sicherstellung konsistenter, aktueller und nachvollziehbarer Datenbestände

Rechtsanwaltsfachangestellte, Paralegal – Immobilienrecht, Projektunterstützung

• Legal support for the company’s in-house counsel (Syndikusrechtsanwalt)
• Support in handling general legal matters in the real estate sector
• Preparation of pleadings, legal opinions and expert reports
• Legal research (tenancy law, construction law, condominium/WEG law, land register law)
• Preliminary review of claims, warning letters and defect notices
• Digital and written correspondence
• Review and processing of incoming beA messages
• Sending beA documents in the context of court-related and out-of-court correspondence
• Drafting, signing and postal dispatch of documents of all kinds
• File and document management
• Maintenance, structuring and updating of digital files on SharePoint
• Deadline and appointment management
• Maintaining, monitoring and updating the deadline register
• Preparation and organization of the weekly deadline meeting
• Deadline management and maintenance of digital contract databases
• Accounting and cost-related tasks
• Initiating payments and checking incoming payments
• Checking and processing invoices, in particular under RVG and GKG
• Preparation of cost assessment applications
• Review of cost assessment orders and attorney invoices
• Receivables management & enforcement (primarily in the real estate context)
• Support in handling outstanding receivables from rental and service charge relationships
• Monitoring of outstanding receivables
• Preparation of dunning letters and installment agreements
• Preparation of court dunning procedures and enforcement measures
• Checking payment arrears and coordination with accounting
• Preparation and accompaniment of dunning and litigation proceedings
• Drafting and sending dunning letters
• Assistance with communication with external attorneys, courts and authorities and documentation of all processes in the digital system
• Preparation of regular analyses and reports in receivables management (e.g. arrears development, dunning status, success rates)

Legal Assistant – Paralegal, Real Estate Law & Project Support

• Provide legal support to the company counsel (Syndikusrechtsanwalt)
• Assist with general handling of legal matters in the real estate sector
• Draft and prepare pleadings, opinions and expert statements
• Conduct legal research (tenancy law, construction law, condominium law (WEG), land registry law)
• Initial review of claims, warnings (cease-and-desist letters) and defect notices
• Digital and written correspondence
• Review and process incoming beA messages (electronic attorney mailbox)
• Serve beA documents in the context of court-related and out-of-court correspondence
• Prepare, finalize and postal dispatch of documents of all kinds
• File and document management
• Maintain, structure and update digital files on SharePoint
• Deadline and appointment management
• Maintain, monitor and update the deadline register
• Prepare and organize the weekly deadline meeting
• Deadline management and maintenance of digital contract databases
• Accounting and fee-related tasks
• Initiate payments and verify incoming payments
• Review and process invoices, in particular under RVG and GKG (German attorney and court fee regulations)
• Prepare applications for cost assessment
• Review cost assessment orders and attorney invoices
• Claims management & enforcement (primarily in a real estate context)
• Assist with handling outstanding receivables from rental and service charge relationships
• Monitor outstanding receivables
• Prepare dunning letters and installment agreements
• Prepare court dunning procedures and enforcement measures
• Review payment arrears and coordinate with accounting
• Prepare and support dunning and litigation proceedings
• Draft and send reminder letters
• Support communication with external attorneys, courts and authorities and document all processes in the digital system
• Prepare regular analyses and reports in receivables management (e.g., arrears development, dunning status, success rates)

Legal Assistant, Paralegal – Real Estate Law & Project Support

• Juristische Unterstützung des Syndikusrechtsanwalts
• Unterstützung bei der allgemeinen Bearbeitung von Rechtsangelegenheiten im Immobilienbereich
• Vorbereitung von Schriftsätzen, Stellungnahmen und Gutachten
• Juristische Recherchen (Mietrecht, Baurecht, WEG-Recht, Grundbuchrecht)
• Vorprüfung von Forderungen, Abmahnungen und Mängelanzeigen
• Digitale und schriftliche Korrespondenz
• Prüfung und Bearbeitung eingehender beA-Nachrichten
• Versand von beA-Schriftstücken im Rahmen gerichtlicher und außergerichtlicher Korrespondenz
• Erstellung, Ausfertigung und postalischer Versand von Schriftstücken aller Art
• Akten- und Dokumentenmanagement
• Pflege, Strukturierung und Aktualisierung der digitalen Akten auf dem SharePoint
• Fristen- und Terminmanagement
• Führen, Überwachen und Aktualisieren des Fristenbuchs
• Vorbereitung und Organisation der wöchentlichen Fristenbesprechung
• Fristenmanagement und Pflege digitaler Vertragsdatenbanken
• Buchhalterische und kostenrechtliche Tätigkeiten
• Veranlassung von Zahlungen sowie Prüfung von Zahlungseingängen
• Kontrolle und Bearbeitung von Rechnungen, insbesondere nach RVG und GKG
• Vorbereitung von Kostenfestsetzungsanträgen
• Prüfung von Kostenfestsetzungsbeschlüssen und Rechtsanwaltsrechnungen
• Forderungsmanagement & Vollstreckung (überwiegend im Immobilienkontext)
• Unterstützung bei der Bearbeitung offener Forderungen aus Miet- und Nebenkostenverhältnissen
• Überwachung offener Forderungen
• Erstellung von Mahnschreiben und Ratenzahlungsvereinbarungen
• Vorbereitung gerichtlicher Mahnverfahren und Vollstreckungsmaßnahmen
• Prüfung von Zahlungsrückständen und Abstimmung mit der Buchhaltung
• Vorbereitung und Begleitung von Mahn- und Klageverfahren
• Erstellung und Versand von Mahnschreiben
• Zuarbeit bei der Kommunikation mit externen Rechtsanwälten, Gerichten und Behörden sowie Dokumentation aller Vorgänge im digitalen System
• Reporting & Datenpflege (perspektivisch)
• Erstellung regelmäßiger Auswertungen und Berichte im Forderungsmanagement (z. B. Rückstandsentwicklung, Mahnstatus, Erfolgsquoten)

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