Zalaris

Sales Admin, Compliance Specialist

Zalaris

full-time

Posted on:

Location Type: Hybrid

Location: Gdynia • Poland

Visit company website

Explore more

✨ AI Apply
Apply

Salary

💰 PLN 7,000 - PLN 9,000 per month

About the role

  • Nadzór i koordynacja procesów związanych z umowami i ofertami: Koordynacja wszystkich umów i ofert firmy, zapewniająca ich zgodność z wymaganiami klientów i procedurami wewnętrznymi
  • Udział w procesie tworzenia, negocjowania i zatwierdzania umów z klientami oraz dostawcami
  • Przygotowywanie oraz aktualizacja ofert handlowych we współpracy z zespołem sprzedaży i delivery
  • Weryfikacja dokumentacji przetargowej (RFI/RFQ/RFP) oraz umów pod kątem kompletności i zgodności z wymaganiami klienta oraz standardami formalno-prawnymi
  • Zarządzanie repozytoriami dokumentów i danych: Prowadzenie centralnego repozytorium umów
  • Tworzenie i utrzymywanie bazy danych wspierającej proces ofertowania
  • Zarządzanie dokumentacją sprzedażową
  • Obsługa i rozwój CRM - HubSpot, w tym utrzymanie danych, raportowanie oraz tworzenie dashboardów
  • Współpraca z zespołem Key Account Management w zakresie przestrzegania i rozwoju procesów sprzedażowych
  • Wykonywanie i weryfikacja tłumaczeń dokumentów z/na polski - angielski, przy użyciu dostępnych narzędzi
  • Utrzymywanie oraz aktualizacja platformy SharePoint (Zalaris Polska oraz Poland Customers & Partners)
  • Aktualizacja wiedzy produktowej: Systematyczne poszerzanie wiedzy na temat produktów Zalaris oraz rozwiązań SAP, aby wspierać procesy sprzedażowe i ofertowe

Requirements

  • Minimum 2 lata doświadczenia na stanowisku Sales Administrator, Sales Support lub innym o zbliżonym charakterze
  • Biegła znajomość języka angielskiego na poziomie min. B2, idealnie C1
  • Doświadczenie w pracy z ofertowaniem i umowami klienta publicznego
  • Praktyczna znajomość systemów CRM (mile widziane doświadczenie w pracy z HubSpot)
  • Doświadczenie w pracy z SharePoint (zarządzanie dokumentami, repozytoria)
  • Praktyka w przygotowywaniu ofert handlowych oraz dokumentacji przetargowej, w tym doświadczenie w procesach RFI/RFQ/RFP
  • Doświadczenie w pracy z umowami (klientów i dostawców), w tym weryfikacja zapisów pod względem zgodności formalno-prawnej (compliance)
  • Umiejętność zarządzania repozytoriami dokumentów oraz dbania o spójność danych
  • Gotowość do pracy z narzędziami wspierającymi tłumaczenia (np. do weryfikacji dokumentów PL/EN)
  • Samodzielność i dojrzałość zawodowa w podejmowaniu decyzji i realizacji zadań
  • Umiejętność myślenia procesowego i systemowego
  • Odpowiedzialność i proaktywne podejście do realizacji zadań (ownership)
  • Bardzo dobra organizacja pracy, umiejętność zarządzania czasem i priorytetami
  • Wysoka dokładność i dbałość o szczegóły
  • Dobra komunikacja i umiejętność współpracy z wewnętrznymi zespołami
Benefits
  • Wynagrodzenie dopasowane do doświadczenia
  • Kompleksowy proces onboardingu oraz wsparcie doświadczonego mentora
  • Umowa B2B lub umowa o pracę z atrakcyjnymi benefitami
  • Możliwość rozwoju zawodowego
  • Przyjazne środowisko pracy w stabilnej, międzynarodowej organizacji
Applicant Tracking System Keywords

Tip: use these terms in your resume and cover letter to boost ATS matches.

Hard Skills & Tools
negocjowanie umówprzygotowywanie ofert handlowychweryfikacja dokumentacji przetargowejzarządzanie repozytoriami dokumentówtłumaczenie dokumentówznajomość procesów RFIznajomość procesów RFQznajomość procesów RFPznajomość complianceznajomość systemów CRM
Soft Skills
samodzielnośćdojrzałość zawodowamyślenie procesowemyślenie systemoweodpowiedzialnośćproaktywne podejścieorganizacja pracyzarządzanie czasemumiejętność współpracydokładność