VillageReach

Financial Planning and Analysis

• Soutenir la coordination des opérations financières et administratives dans les provinces du Haut Katanga et Tanganyika, en RDC.
• Gérer les avances de fonds mensuelles du bureau, les petits paiements et les rapprochements.
• Maintenir un système de documents financiers et de dossiers justificatifs, y compris une justification appropriée des paiements effectués, des approbations appropriées et un codage lié au grand livre général.
• Examiner et soumettre les demandes de fonds du bureau, examiner les demandes d’avance voyage (TFR) et les avances activités (AFR) à soumettre au responsable financier du bureau pays pour approbation.
• Assurer la vérification des factures des consultants et des prestataires de services tiers, ainsi qu'au suivi des paiements de toutes les parties prenantes soutenant les activités de vaccination.
• Surveiller et signaler les avances et le rapprochement des dépenses du Haut – Katanga et Tanganyika à l'aide de la plateforme de dépenses Concur.
• Assurer le respect des procédures financières et soutenir les bureaux du Haut – Katanga et Tanganyika dans ses tâches administratives et financières.
• Préparer, percevoir, compiler et déclarer les sommes versées à des tiers.
• Soutenir les tâches mensuelles : soumission du rapport financier mensuel au bureau de pays ; soumission des demandes de trésorerie pour les activités mensuelles au bureau pays ; exécuter toutes les écritures d’ajustement créées pendant le processus de révision du bureau pays.
• Recommander, mettre en œuvre et maintenir des systèmes de bureau efficaces.
• Recevoir et enregistrer des lettres et agir comme point de contact avec les fournisseurs pour la réception de toutes les factures physiques et de la correspondance.
• Gérer les dossiers de ressources humaines avec le soutien du responsable RH.
• Maintenir la continuité entre les équipes de travail en documentant et en communiquant les actions, les irrégularités et les besoins en cours.
• Tenir à jour des registres des dépenses de bureau et des coûts connexes.
• Gérer le personnel de nettoyage et les autres travailleurs quotidiens.
• Assurer la liaison avec le responsable logistique et des achats et participer aux tâches d'approvisionnement et de logistique selon les besoins (collecte de proformas, achats locaux, gestion des actifs locaux, rapports sur le carburant, etc.).
• Coordonner les besoins du bureau et toute autre tâche requise.

Finance and Admin Assistant

Consultant

• Soutenir la taskforce communication autour du Programme National de la Communication et de la Promotion de la Santé (PNCPS) et d’autres parties prenantes pour conduire l’analyse situationnelle, la planification, la mise en œuvre, le suivi et l’évaluation des interventions de communication pour la génération de la demande vaccinale.
• Soutenir les Equipes Cadre des Zones de Santé dans le développement et le suivi de leurs plans de communication intégrés (PIC) pour les campagnes de rattrapage Rougeole-Rubéole, incluant micro-planification, chronogramme, cartographie des intervenants, formation, cartographie des résistances et budget.
• Accompagner les cadres de la DPS/Coordination PEV/Antennes PEV dans la compréhension des nouvelles stratégies et innovations en communication pour la génération de la demande vaccinale.
• Travailler en étroite collaboration avec la Division Provinciale de la Santé, le Médecin Chef d’Antenne, l’OMS, l’UNICEF et autres partenaires pour assurer cohérence et participer aux réunions de coordination technique provinciale.
• Participer aux activités préparatoires de l’introduction du nouveau vaccin Rougeole-Rubéole et appuyer son intégration dans la vaccination de routine.
• Soutenir la coordination provinciale dans l’élaboration, la mise en œuvre et le suivi des plans de communication et interventions, en impliquant leaders communautaires, groupes réticents, parties prenantes et défenseurs sociaux.
• Développer et adapter messages clés, supports IEC, scripts/spots radio, contenus médias sociaux, FAQ et supports de formation pour agents de santé de première ligne.
• Réaliser des évaluations rapides pour identifier facteurs comportementaux, obstacles, désinformation et rumeurs; appuyer cartographie des refus et populations spéciales.
• Soutenir le renforcement des capacités des acteurs de communication (IT/ITA, membres ECZ, superviseurs provinciaux, agents communautaires) via formations et supervision formative.
• Collaborer avec leaders communautaires, secteurs connexes (Éducation, Agriculture, etc.), écoles et médias locaux pour mobilisation sociale, en tenant compte des groupes vulnérables et difficiles d’accès.
• Contribuer au suivi et à l’évaluation des interventions, adapter les stratégies selon données et retours, et préparer mises à jour techniques, rapports de visite et rapport final de mission.
• Collecter et partager formulaires ODK/Kobo selon normes avant, pendant et après la campagne; documenter défis, meilleures pratiques et leçons apprises.
• Rapporter au Coordonnateur provincial, avec lignes pointillées vers le coordonnateur national et le responsable principal plaidoyer et communications.

Communication and Advocacy Consultant

Project Manager

• Provide day-to-day management of the project, including organizing and attending meetings and documenting meeting outcomes
• Collate inputs from provincial teams and integrate them into the EAF learning framework and other externally facing documentation
• Prepare briefing materials for monthly updates with the funder and biweekly updates with technical partners
• Track timeline and deliverables for all SOWs, including cost-effectiveness analysis, gender, provincial coordination
• Communicate with internal stakeholders within VillageReach’s DRC office and globally and support resolution of challenges
• Draft and finalize PowerPoint presentations and documents in English for funders and technical partners
• Coordinate with DRC staff in Tshopo and Haut Katanga to populate the learning framework and capture key learnings
• Document and capture how EAF is functioning in DRC and synthesize lessons learned to inform Gavi strategy inputs
• Lead internal discussions with DRC staff to reflect on functioning of zero-dose interventions and develop support plans
• Provide technical assistance to Mashako Plan Steering Committee: analyze gender-disaggregated immunization data, consolidate monthly performance indicators, monitor implementation of action points
• Support evaluation of implementation of recommendations from EAF and ZD interventions and monitor outputs and outcomes to provide feedback
• Support planning and organization of ICC meetings and coordinate with technical partners for Gavi engagements
• Ensure DRC experience is visible to relevant audiences and work with communications to create case studies and media engagement
• Perform other tasks as needed

• Provide technical assistance to targeted health zones in Haut-Katanga, Haut-Lomami, Lualaba and Tanganyika for planning, coordination and monitoring of vaccination program implementation.
• Support Health Zone Management Teams in campaign planning, micro-planning, timelines, stakeholder mapping, inventory/logistics planning, training coordination, communication plans and budgeting.
• Ensure national MR vaccine introduction and catch-up campaign guidelines are translated and implemented at the local level.
• Participate in technical coordination meetings, program evaluations, and contribute to logistics recovery plans and post-campaign integration into routine immunization.
• Monitor implementation of recovery plans, prepare sitreps and reports, update dashboards for campaign preparation and MR vaccine introduction.
• Conduct supportive supervision of vaccination teams and ensure daily monitoring of activities, including AEFI management and prompt reporting of suspected measles/rubella cases.
• Organize post-campaign evaluations and participate in convenience monitoring during campaigns.
• Collaborate with community leaders, sectors (Education, Agriculture, fisheries, interior, hydraulics), schools and local media for social mobilization and ICP implementation.
• Ensure vulnerable and hard-to-reach groups are considered and contribute to mapping Zero Dose and Under-Vaccinated Children.
• Support coordination of vaccine and consumable distribution to last-mile, ensure cold chain functioning and maintenance, and contribute to biomedical waste and equipment contingency planning.
• Prepare timely technical updates, field visit reports and final reports summarizing findings, lessons learned and recommendations.

Finance and Admin Assistant

Communication and Advocacy Consultant

Project Manager

Technical Consultant, Vaccine Program