Stellvertretende Teamleitung Kommunikation und Services, Drittmittelmanager*in

univie innovation

Stellvertretende Teamleitung Kommunikation und Services in der Dienstleistungseinrichtung Internationale Beziehungen. Koordination der Verwaltungsabläufe und interne Kommunikation für Mobilitätsprogramme.

Posted 5/20/2026full-time🇦🇹 AustriaMid-LevelSenior💰 €3,131 per monthWebsite

About the role

Key responsibilities & impact

Unterstützung der Teamleitung in der operativen und organisatorischen Steuerung des Bereichs; Vertretung in definierten strategischen Agenden
Eigenverantwortliche Koordination der Verwaltungsabläufe im Drittmittelbereich der DLE (Budget- und Personalagenden), inkl. Aufnahme neuer Projektmitarbeiter*innen;
Koordination an der Schnittstelle zwischen Projektleiter*innen/HR/Controlling
Redaktions- und Koordinationsverantwortung für den Intranetauftritt des International Office
Koordination sämtlicher personaladministrativer Prozesse (inkl. Bewerbungsmanagement, Onboarding, First Level Support bei Arbeitszeit- und Reisefragen);
Jahresbudgetplanung und Monitoring der Globalbudget-Kostenstellen, Rechnungsprüfung
Selbständige Betreuung der gesamten IT-Agenden der DLE: Beschaffung, Einrichtung und Wartung von Hard- und Software (inkl. Support); Account- und Sharemanagement

Requirements

What you’ll need

Abgeschlossenes facheinschlägiges Bachelorstudium oder gleichwertige Qualifikation
Berufserfahrung in Büroorganisation, Finanz-/Budgetagenden und/oder Drittmittelverwaltung, idealerweise im universitären oder wissenschaftsnahen Umfeld
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Souveräner Umgang mit MS Office; Kenntnisse in SAP, TYPO3 sowie gängigen Grafik-/Layout-Tools
Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
Hohe soziale und kommunikative Kompetenz, Teamfähigkeit und Serviceorientierung; Resilienz und Durchsetzungsfähigkeit.

Benefits

Comp & perks

Work-Life-Balance : Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten.
Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.
Gute öffentliche Anbindung : Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.
Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.

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Hard Skills & Tools

BüroorganisationFinanzagendenBudgetagendenDrittmittelverwaltungJahresbudgetplanungRechnungsprüfungIT-AgendenHard- und Software WartungOnboardingBewerbungsmanagement

Soft Skills

organisatorische Fähigkeitenselbstständige Arbeitsweisestrukturierte Arbeitsweiselösungsorientierte Arbeitsweisesoziale Kompetenzkommunikative KompetenzTeamfähigkeitServiceorientierungResilienzDurchsetzungsfähigkeit

Certifications

Bachelorstudiumgleichwertige Qualifikation