Analista de Requisitos
Spassu
Job Level
Mid-LevelSenior
About the role
- Atuar no gerenciamento, apoio e execução de atividades do núcleo de arquivo técnico ou núcleo de gestão documental.
- Realizar assessoria, acompanhamento, e apresentação de dados estatísticos sobre o andamento da emissão dos documentos de projeto.
- Coordenar atividades internas do Núcleo de Arquivo técnico ou gestão documental.
- Planejar e acompanhar as atividades e demandas recebidas pelo cliente.
- Apresentar dados estatísticos de volumetria tratada, atendimento e demais processos e entregas relacionadas.
- Prover treinamento para os novos colaboradores e integrantes da equipe do posto de serviço nas Normas PB e sistemas em uso, nas práticas de documentação, instruções de trabalho e procedimentos de gestão documental a serem atendidos.
- Levantar e mapear o fluxo de documentos, identificando origens e destinos deles, em conjunto com a fiscalização de campo e coordenadores de projetos.
- Planejar e implementar o cronograma de gestão de documentos, conforme plano de documentação e quantitativo de documentos a serem fornecidos pelo cliente.
- Planejar e implementar controle de qualidade da documentação recebida, em conformidade com as orientações e planos de qualidade do cliente.
- Analisar os documentos quanto a formatação, codificação, visando fazer a verificação de qualidade dos documentos emitidos para o projeto.
- Criar, revisar e complementar o Plano de Gestão Documental da Implementação de Projeto ou Núcleo de Documentação Técnica de Áreas de Negócio.
- Participar de reuniões de abertura de contrato com a projetista – Kick-off Meeting – KOM de Projeto.
- Atender solicitações gerenciais com informações sobre a documentação de projeto.
- Realizar apresentações com dados estatísticos e informações sobre o andamento das atividades de emissão de documentos técnicos do projeto.
- Elaborar procedimento para orientação à Contratada e orientar as contratadas para atendimento às necessidades do cliente.
- Conhecer e entender, na prática, os processos contemplados nos serviços de documentação técnica e administrativa, observando as cláusulas do contrato.
- Elaborar relatório mensal com as atividades realizadas e, em caso de projetos de passivos documentais, com os avanços e marcos.
- Organização do acervo físico em unidades diversas como: plataformas, terminais, refinarias, termelétricas, unidades do Gás e Energia e prédios administrativos.
- Emitir e analisar relatórios de acompanhamento de projetos e emissão de documentos pela projetista para acompanhamento da gerência cliente.
- Emitir relatórios de documentos cadastrados no sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) em que a equipe está alocada para acompanhamento da gerência cliente.
- Realizar diagnóstico documental e apresentar proposta para organização do acervo.
- Organizar a documentação em formato eletrônico, criando taxonomia para os arquivos em local de armazenamento informado pela Petrobras, conforme regras e padrões corporativos da Petrobras.
- Quando demandado, elaborar listas de eliminação de documentos da Unidade, para submissão pelo gestor à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) da Petrobras.
- Atuar na Gestão e arquivamento de atas de reunião, cartas e e-mails de comunicação com as empresas contratadas e entidades relacionadas, garantindo controle de numeração, emissão/recebimento e arquivamento.
Requirements
- Graduação de nível superior completo em Biblioteconomia e/ou Arquivologia.
- Experiência desejável: 06 anos em Gestão de documentação de engenharia e/ou Projetos de gestão documental.
- Conhecimento de softwares do pacote Office da Microsoft completo.
- Conhecimento do software Acrobat Pro da Adobe Systems.
- Conhecimento de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).
- Experiência em Documentação Técnica de Engenharia.
- Conhecimento da norma ABNT NBR ISO 30.300: Informação e documentação - Sistema de gestão de documentos de arquivo - Fundamentos e vocabulário.
- Conhecimento da norma ABNT NBR ISO 30.301: Informação e documentação - Sistema de gestão de documentos de arquivo -Requisitos.
- Conhecimento da norma ABNT NBR ISO 30.302: Informação e documentação - Sistema de gestão de documentos de arquivo - Diretrizes para implantação.
- Conhecimento da norma ISO 15.489-1: 2016 Information and documentation - Records management - Part 1: Concepts and principles.
- Conhecimento das técnicas de organização e gestão documental.
- Conhecimento Normas Petrobras N-1710, N-2064, N-381.
- Conhecimento das técnicas de gestão de projetos.
- Conhecimento de técnicas de apresentação.
