Executive Assistant der Geschäftsführung
Smart Reporting GmbH
full-time
Posted on:
Location Type: Hybrid
Location: Munich • 🇩🇪 Germany
Visit company websiteJob Level
Mid-LevelSenior
About the role
- E-Mail-Management: Vorauswahl des Posteingangs sowie eigenständige Bearbeitung und Beantwortung von E-Mails im Namen der Geschäftsführung.
- Kalender- und Terminorganisation: Pflege des Kalenders der Geschäftsführung und Koordination von Terminen, inklusive selbstständiger Lösung von Terminkonflikten.
- Reiseplanung und -abwicklung: Organisation von Dienstreisen (Buchung von Transport und Unterkunft) und Erstellung der Reisekostenabrechnungen.
- Meeting-Vorbereitung und -Nachbereitung: Erstellung von Agenden, Zusammenstellung relevanter Unterlagen, Protokollführung während Meetings sowie Nachverfolgung von Beschlüssen und To-Dos.
- Projekt- und Aufgabenüberwachung: Unterstützung bei der Verfolgung laufender Projekte und Aufgaben ("Execution Monitoring"), um eine fristgerechte Umsetzung sicherzustellen.
- Prioritäten- und To-do-Listen-Management: Führung von Prioritätenlisten und To-do-Listen der Geschäftsführung sowie proaktive Erinnerung an wichtige Deadlines und Aufgaben.
- Schnittstellenfunktion: Fungieren als Bindeglied zwischen Geschäftsführung, Team und externen Ansprechpartnern, um einen reibungslosen Informationsfluss zu gewährleisten und die Unternehmenskultur positiv mitzugestalten.
- Unterstützung bei Entscheidungsfindung: Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen, Berichten und Präsentationen für die Geschäftsführung.
- Allgemeine administrative Aufgaben: Übernahme von ad-hoc administrativen Projekten und Aufgaben, um die Geschäftsführung in allen Belangen proaktiv zu entlasten.
Requirements
- Erfahrung: Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position als Assistenz der Geschäftsführung oder Executive Assistant.
- Sprachen: Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Technische Fähigkeiten: Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint) und generelle IT-Affinität.
- Organisationstalent: Hervorragende organisatorische Fähigkeiten, strukturierte Arbeitsweise und ausgeprägtes Planungsvermögen.
- Zuverlässigkeit: Hohe Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Kommunikationsstärke: Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und Empathie im Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartnern, um als vertrauensvolle Schnittstelle zu agieren.
- Proaktivität: Selbstständige und proaktive Arbeitsweise mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und im Rahmen der übertragenen Aufgaben eigenständig Entscheidungen zu treffen.
- Flexibilität: Belastbarkeit und Flexibilität, um in einem dynamischen Umfeld multiple Aufgaben gleichzeitig effektiv zu managen.
Benefits
- Sinnstiftende Arbeit: Wir entwickeln ein innovatives Medizinsoftware-Produkt, das das Gesundheitswesen nachhaltig verbessert – mit echtem Einfluss auf das Leben von Patient*innen und medizinischem Fachpersonal.
- Starkes Wachstum & Förderung: Du arbeitest an einem zukunftsorientierten Produkt mit namhaften Investor*innen und EU-Förderungen im Rücken.
- Internationales Top-Team: Werde Teil eines engagierten, diversen und hochqualifizierten Teams mit positiver, offener Arbeitskultur.
- Individuelles Weiterbildungsbudget: Wir unterstützen deine fachliche und persönliche Entwicklung aktiv.
- Attraktive Benefits: 30 Urlaubstage, Jobticket, und weitere attraktive Benefits.
- Flexibilität & Remote: Flexible Arbeitszeiten und bis zu 50% Home Office möglich.
Applicant Tracking System Keywords
Tip: use these terms in your resume and cover letter to boost ATS matches.
Hard skills
E-Mail-ManagementKalenderorganisationReiseplanungMeeting-VorbereitungProjektüberwachungTo-do-Listen-ManagementEntscheidungsfindungMS-OfficeWordExcel
Soft skills
OrganisationstalentZuverlässigkeitKommunikationsstärkeProaktivitätFlexibilitätEmpathieVerantwortungsbewusstseinDiskretionStrukturierte ArbeitsweisePlanungsvermögen