Serviceplan Group

Project & Executive Assistant

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full-time

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Location Type: Office

Location: München • Germany

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About the role

  • Koordination von Terminen, Meetings und Tagesabläufen
  • Planung und Organisation von Reisen sowie Vor‑ und Nachbereitung
  • Erstellung und Pflege von Unterlagen, Präsentationen und Dokumenten
  • Zuverlässige Nachverfolgung von Aufgaben, Prioritäten und Projektständen
  • Abstimmung zwischen Geschäftsführung, Leads und internen Teams
  • Unterstützung bei Onboardings sowie Mitarbeit im Vertrags‑ und Bestellwesen
  • Organisation von Workshops, Strategiemeetings und internen Teamformaten
  • Übernahme kleinerer operativer Projekte wie Prozessoptimierungen oder Standortthemen, mit Möglichkeit zur Entwicklung eigener Verantwortungsbereiche

Requirements

  • Erfolgreich abgeschlossenes Studium oder erste Erfahrung in Assistenz-/Projektrollen
  • Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise und ein hohes Qualitätsbewusstsein
  • Professionelle, freundliche und klare Kommunikation
  • Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools
  • Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Motivation zur Weiterentwicklung
  • Selbstständige, proaktive Arbeitsweise und die Fähigkeit, auch bei wechselnden Anforderungen den Überblick zu behalten
  • Freude daran, im Team zu arbeiten, Verantwortung zu übernehmen und interne Abläufe aktiv mitzugestalten
Benefits
  • Onboarding: Willkommensrunde, Onboarding-Tag, Neueinsteiger-Kaffee und Einsteigerrunde, strukturierter Einschulungsprozess, Begleitung durch deinen persönlichen Buddy, umgehende Einbindung in unsere Kundenprojekte - wir sorgen für deinen perfekten Einstieg.
  • Weiterbildung: Deine Entwicklung ist uns wichtig. Ob durch unser internes Campus-Weiterbildungsprogramm, freiwillige Sprachkurse oder regelmäßige Coachings - wir halten dich up to date!
  • Flexibilität: Durch flexible Arbeitszeiten, Mobile Office und Jobsharing-Modelle kannst du deinen Beruf an dein Leben anpassen – und nicht andersrum.
  • Fun: Wer arbeitet, muss auch mal eine Pause machen. Ob Party oder auspowern – bei uns hast du durch regelmäßige After Work Events und agenturgeförderte Fitnessprogramme genug Möglichkeiten.
  • Erreichbarkeit: Unsere modernen Offices, sind immer zentral und Dank unserer Bezuschussung des Bahntickets gut für dich erreichbar.
  • Internationalität: Als international agierende Agenturgruppe bieten wir dir die Möglichkeit, dich mit Kolleg:innen aus den unterschiedlichsten Disziplinen aus der ganzen Welt zu vernetzen und auszutauschen.
Applicant Tracking System Keywords

Tip: use these terms in your resume and cover letter to boost ATS matches.

Hard Skills & Tools
ProjektmanagementProzessoptimierungDokumentationPräsentationserstellungTerminplanungReiseorganisationAufgabenverfolgungTeamkoordinationOnboarding
Soft Skills
strukturierte Arbeitsweisesorgfältige ArbeitsweiseQualitätsbewusstseinprofessionelle Kommunikationfreundliche Kommunikationklare KommunikationZuverlässigkeitDiskretionMotivation zur WeiterentwicklungTeamarbeit