Sekretär, Office Manager

Project Bay

Administrative role at Project Bay managing office operations and finance support. Supporting organization with customer communication, financial tasks, and document management.

Posted 7/28/2026full-timeRemote • 🇩🇪 GermanyMid-LevelSeniorWebsite

Core Competencies

Role fit

Core Competencies

Use this summary to align your resume positioning with the role.

Demonstrates strong administrative capabilities with expertise in Office Management, Document Management, and Financial Administration. Proficient in coordinating schedules, managing communications, and supporting sales processes while maintaining a professional demeanor.

Highest-signal resume keywords

BüromanagementDokumentenmanagementMS-Office-ProgrammeFinanzadministrationKommunikation

ATS Keywords

Tailor your resume

Applicant Tracking System Keywords

Tip: use these terms in your resume and cover letter to boost ATS matches.

Hard Skills

BüroorganisationAngebotserstellungRechnungsstellungTerminmanagementReiseplanung

Soft Skills

TeamplayerProfessionelles AuftretenFreundliche KommunikationÜberblick behalten

Tools & Technologies

Google Workspace

Certifications & Qualifications

Kaufmännische Ausbildung

Industry Keywords

Administrative RolleSteuerberatung

About the role

Key responsibilities & impact

Du bist das Herzstück unserer Administration und sorgst dafür, dass im Büroalltag alles reibungslos läuft.
Büroorganisation & Administration: Du erledigst den klassischen Schriftverkehr, verwaltest den Postein- und -ausgang und sorgst für ein strukturiertes Dokumentenmanagement (digital und analog).
Kommunikationszentrale: Du bist die erste Anlaufstelle per Telefon und E-Mail für unsere Kunden, Partner und Dienstleister.
Finanzadministration & Sales-Support: Du unterstützt uns im Daily Business, schreibst Angebote, erstellst Rechnungen und übernimmst vorbereitende Aufgaben für unsere Buchhaltung.
Termin- & Reisemanagement: Du koordinierst Termine, übernimmst die Reiseplanung für das Team und bereitest Meetings vor.
Vorbereitende Buchhaltung: Du sammelst, prüfst und sortierst Rechnungen und Belege, verwaltest Angebote und arbeitest hierbei eng mit unserer Steuerberatung bzw. GFs zusammen.

Requirements

What you’ll need

Ausbildung: Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Sekretär:in, Hotelkauffrau/-mann) oder bringst mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren administrativen Rolle mit.
IT-Kenntnisse: Du bist absolut sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen (Word, Excel, Outlook) bzw. der Google Workspace.
Kommunikation: Du besitzt eine sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift (Deutsch) und hast ein freundliches, professionelles Auftreten.
Mentalität: Du hast Freude an Routineaufgaben, behältst auch bei vielen gleichzeitigen Anfragen den Überblick und bist ein echter Teamplayer.

Benefits

Comp & perks

Befristetes Arbeitsverhältnis bis zum 16.12.2027 mit möglicher Verlängerung
Eine gründliche Einarbeitung und einen sicheren Arbeitsplatz.
Ein sympathisches Team und eine offene Arbeitsatmosphäre.
Geregelte Arbeitszeiten (Vollzeit) für eine gute Work-Life-Balance.