Executive Assistant, Teilzeit oder Vollzeit

ONLOGIST GmbH

Executive Assistant supporting management at ONLOGIST, a Hamburg-based SaaS platform for vehicle transportation. Organizing tasks and providing support across internal and external teams for efficient operations.

Posted 4/26/2026full-timeHamburg • 🇩🇪 GermanyMid-LevelSeniorWebsite

About the role

Key responsibilities & impact

Unterstützung der Geschäftsführung
Du koordinierst Termine, Meetings und Geschäftsreisen und behältst den Überblick über den Kalender
Du bereitest Meetings, Präsentationen etc. vor und unterstützt bei der internen Abstimmung mit verschiedenen Teams
Du kümmerst dich um Reisekostenabrechnungen und organisatorische Nachbereitung
Du koordinierst Dienstleister, Lieferanten und externe Partner
Du empfängst und betreust Gäste und Kunden im Büro
Du organisierst Teamlunches, Meetings und kleinere Events
Du übernimmst das Belegmanagement und bereitest Unterlagen für die Buchhaltung vor (Rechnungen, Überweisungen)
Du unterstützt bei Besuchen internationaler Kunden und Partner
Du kommunizierst mit Teams und Kontakten in verschiedenen europäischen Ländern (z. B. Spanien oder Frankreich)

Requirements

What you’ll need

Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz-, Office-Management- oder vergleichbaren Rolle
Eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
Spanisch oder Französisch sind ein Plus
Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und organisiert
Du bist diskret, pragmatisch und packst Dinge gerne selbst an

Benefits

Comp & perks

Hybrid-Arbeiten mit Büro in Hamburg
HVV-Ticket für eine entspannte Anreise
Apple MacBook
Kostenlose Getränke, Snacks und Teamlunch jeden Mittwoch
Fitness: Urban Sports Club Zuschuss
Regelmäßige Teamevents und Billardtisch im Büro
Hunde willkommen
Kleines Team mit viel Eigenverantwortung

ATS Keywords

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Applicant Tracking System Keywords

Tip: use these terms in your resume and cover letter to boost ATS matches.

Soft Skills

organisiertzuverlässigdiskretpragmatischstrukturiert

Certifications

kaufmännische Ausbildung