Personal / Executive Assistant – E-Commerce Startup
Naturida GmbH
full-time
Posted on:
Location Type: Hybrid
Location: 🇩🇪 Germany
Visit company websiteJob Level
Mid-LevelSenior
About the role
- Persönliche & Executive Assistenz
- Ganzheitliche Termin-, Kalender- und Reiseplanung für die Geschäftsleitung
- Vorbereitung, Nachbereitung und Koordination von Meetings inkl. Follow-ups
- Strukturierung und Priorisierung der E-Mail-Kommunikation
- Sicherstellung von Fokuszeiten und reibungsloser Abstimmung mit Stakeholdern
- Büro- & Organisationsmanagement
- Organisation und Optimierung administrativer Abläufe
- Verwaltung von Dokumenten, Verträgen und Büroprozessen
- Koordination externer Dienstleister und Sicherstellung eines funktionierenden Office-Setups
- Projektmanagement & Sonderaufgaben
- Unterstützung und eigenständige Umsetzung ausgewählter Projekte (z. B. Admin, HR, Organisation)
- Mitwirkung bei internen Events, Meetings und Sonderaufgaben
- Aufbereitung von Informationen und Entscheidungsgrundlagen
- Unterstützung der Geschäftsleitung bei strategischen Themen
- Erstellung von Präsentationen, Reports und Analysen
- Recherche und Vorbereitung entscheidungsreifer Vorschläge
Requirements
- Strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch
- Starke Kommunikationsfähigkeit auf allen Ebenen
- Proaktivität & Eigeninitiative - Du siehst, was gebraucht wird
- Diskretion & Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
- Analytisches und strategisches Denken
- Belastbarkeit & Multitasking-Fähigkeit in einem dynamischen Umfeld
- Digitale Affinität (Tools, Prozesse, Automatisierung)
- Fließende Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse.
Benefits
- Work & Travel: Arbeite bis zu 30 Tage im Jahr aus dem EU-Ausland – Freiheit und Flexibilität im Einklang.
- Finanzielle Sicherheit: Wir übernehmen 100 % Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge.
- Gesundheit & Balance: Profitiere von einer EGYM Wellpass Mitgliedschaft für nur 25 €/Monat – für Fitness, Gesundheit und mentale Stärke.
- Mitarbeiterrabatte : Exklusive Vergünstigungen auf unsere eigenen Marken und Produkte.
- Weiterentwicklung : Jährliches Weiterbildungsbudget, damit du fachlich und persönlich wachsen kannst.
- Arbeitsumfeld : hybrides Arbeitsmodell mit modernem Equipment (MacBook & Co.) für produktives Arbeiten.
- Kultur : Wir leben eine moderne, werteorientierte Unternehmenskultur mit viel Eigenverantwortung, kurzen Entscheidungswegen und echter Hands-on-Mentalität.
- Teamspirit : Regelmäßige Offsites & Teamevents, die Raum für Austausch, Spaß und gemeinsames Wachstum schaffen.
Applicant Tracking System Keywords
Tip: use these terms in your resume and cover letter to boost ATS matches.
Hard skills
ProjektmanagementMeeting-KoordinationDokumentenverwaltungPräsentationserstellungBerichterstattungDatenanalyseE-Mail-KommunikationReiseplanungBüroorganisationVertragsmanagement
Soft skills
KommunikationsfähigkeitProaktivitätEigeninitiativeDiskretionVertrauenswürdigkeitAnalytisches DenkenStrategisches DenkenBelastbarkeitMultitasking-FähigkeitZuverlässigkeit