Merz Lifecare

Office Manager

Merz Lifecare

full-time

Posted on:

Location Type: Office

Location: Wien • Austria

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Salary

💰 €3,500 per month

About the role

  • organisierst und koordinierst sämtliche Office- und Administrationsabläufe – inklusive Empfang, Gästebetreuung, Post- und Materialmanagement
  • stellst einen professionellen Erstkontakt für Kund:innen, Geschäftspartner:innen und interne Kolleg:innen sicher
  • übernimmst die lokalen Compliance Aktivitäten (AT & CH) und bist erste Ansprechperson für Mitarbeitende
  • stellst die Einhaltung aller Datenschutz Vorgaben in AT & CH sicher und agierst als interne wie externe Kontaktstelle (inkl. OneTrust, Vorfallmeldungen, Behördenkontakt)
  • erstellst, pflegst und aktualisierst SOPs und Schulungssysteme in enger Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen und dem Quality Management
  • übernimmst das Vertragsmanagement und Dokumentationen und führst Compliance-relevante Unterlagen strukturiert und gewissenhaft
  • verantwortest das innerbetriebliche Arbeitnehmerschutzsystem und koordinierst lokale Facility- und Sicherheitsprozesse (inkl. Brandschutz Onboarding)
  • organisierst Firmenveranstaltungen, Travel Management (AT) sowie das Fleet Management (AT & CH)
  • betreust lokale Benefits und Corporate Volunteering

Requirements

  • kaufmännische Ausbildung oder ein wirtschaftswissenschaftliches Studium abgeschlossen
  • mindestens 5 Jahre Erfahrung im Office Management – idealerweise im Vertriebs-, Marketing- oder Healthcare-Umfeld
  • sehr gute MS-Office-Kenntnisse ; SAP Know-how ist ein Plus
  • kommunizierst sehr gut in Deutsch & Englisch , schriftlich wie mündlich
  • Kenntnisse in Arbeitnehmerschutz, Compliance, Datenschutz sind ein Plus
  • strukturiert, genau, selbständig und behältst auch bei vielen Aufgaben den Überblick
  • organisationsstark, serviceorientiert, teamfähig und kommunikationsfreudig
  • gerne interdisziplinär und findest pragmatische Lösungen
Benefits
  • moderne Homeoffice und Gleitzeit Regelung
  • Essenszuschüsse
  • Rabatte und Gutscheine
  • krisensicheren Arbeitsplatz
  • auf die Mitarbeitenden abgestimmte Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
  • angenehme und teamorientierte Arbeitsatmosphäre
Applicant Tracking System Keywords

Tip: use these terms in your resume and cover letter to boost ATS matches.

Hard Skills & Tools
Office ManagementComplianceDatenschutzSOPsVertragsmanagementArbeitnehmerschutzMS OfficeSAP
Soft Skills
organisationsstarkserviceorientiertteamfähigkommunikationsfreudigstrukturiertgenauselbständig
Certifications
kaufmännische Ausbildungwirtschaftswissenschaftliches Studium