Executive Assistant – Office & Finance Manager

Melina Bucher

Executive Assistant and Office & Finance Manager role at Melina Bucher, supporting management and handling finance tasks in a hybrid work environment.

Posted 5/12/2026part-timeMannheim • 🇩🇪 GermanyMid-LevelSeniorWebsite

About the role

Key responsibilities & impact

Du bist die organisatorische Schaltstelle, hältst Prozesse zusammen und sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt.
Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen, hast Zugriff auf E-Mail, Kalender und Kommunikationskanäle und übernimmst Verantwortung im Tagesgeschäft und in Projekten.
Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien und Equipment
Pflege von Inventar- und Bestandslisten
Kommunikation mit Lieferanten und Geschäftspartnern
Verwaltung von Personalunterlagen
Belege prüfen, vorkontieren und erfassen
Vorbereitung der Buchhaltung für den Steuerberater
Durchführung von Zahlungen
Abstimmung mit Steuerberater, Finanzamt, Krankenkassen und Berufsgenossenschaften
Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlüssen (vorbereitend)
Vorqualifizierung und Beantwortung eingehender Nachrichten auf allen Kanälen
Überwachung und Pflege des Kalenders
Terminvereinbarungen und Priorisierung
Aufgabenmanagement und Follow-ups
Strukturierung von To-dos über mehrere Unternehmen hinweg
Unterstützung bei Neugründungen
Projektkoordination und Status-Tracking
Schnittstelle zwischen internen und externen Beteiligten

Requirements

What you’ll need

Abgeschlossene Ausbildung als Steuerfachangestellte:r, Bilanzbuchhalter:in oder kaufmännische Ausbildung mit starkem Finance-Fokus oder abgeschlossenes Studium in verwandten Bereichen
Erfahrung mit vorbereitender Buchhaltung
Sicherer Umgang mit Behörden, Steuerberatern, Banken und sonstigen Externen
Du arbeitest extrem strukturiert
Du bist zuverlässig und diskret
Du zeigst hohe Eigenverantwortung
Du denkst voraus, nicht nur nach
Du arbeitest lösungsorientiert
Sehr gute E-Mail- und Kalenderorganisation
Sicher im Umgang mit digitalen Tools wie z. B. Asana
Offen für neue Software und Automatisierungen
Interesse an E-Commerce und digitalen Geschäftsmodellen von Vorteil

Benefits

Comp & perks

Zentrale Schlüsselrolle mit echtem Impact
Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
Tiefer Einblick in mehrere Unternehmen
Viel Verantwortung und Gestaltungsspielraum
Langfristige Perspektive
Flexible Arbeitszeiten
Hybrid möglich (70-80% vor Ort)
Faire und leistungsorientierte Vergütung
Einzigartige Start-Up-Atmosphäre
Entfaltungsmöglichkeit durch Realisierung eigener Ideen

ATS Keywords

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Hard Skills & Tools

vorbereitende BuchhaltungBuchhaltungBelege prüfenvorkontierenZahlungen durchführenMonatsabschlüsseJahresabschlüssePersonalverwaltungInventarverwaltungProjektkoordination

Soft Skills

organisatorische FähigkeitenZuverlässigkeitDiskretionEigenverantwortungstrukturiertes Arbeitenlösungsorientiertes DenkenKommunikationsfähigkeitPriorisierungAufgabenmanagementFollow-ups

Certifications

Steuerfachangestellte:rBilanzbuchhalter:inkaufmännische Ausbildung