Executive Assistant to COO

Hello Lemon GmbH

Executive Assistant supporting the COO in strategic matters and management level responsibilities. Working in a dynamic environment with short decision-making processes near the executive board.

Posted 6/28/2026full-timeNeuwied • 🇩🇪 GermanyMid-LevelSenior💰 €65,000 - €80,000 per yearWebsite

Core Competencies

Role fit

Core Competencies

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Demonstrates strong organizational and administrative support capabilities, with expertise in managing communications, coordinating meetings, and handling travel arrangements. Proficient in maintaining confidentiality and fostering relationships with stakeholders while utilizing digital tools for effective content management.

Highest-signal resume keywords

Organizational SkillsVerhandlungssichere KommunikationMS Office ProficiencyProjektbegleitungDetailorientierte Arbeitsweise

ATS Keywords

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Hard Skills

BetriebswirtschaftKommunikationMarketingReisekostenabrechnungProtokollerstellungRecherchenAnalysenCMS-KenntnisseDesign-Tools

Soft Skills

Proaktives HandelnLösungsorientiertes DenkenProfessionelles Auftreten

Tools & Technologies

MS OfficePowerPoint

Industry Keywords

ManagementebeneInterne KommunikationStakeholder-Management

About the role

Key responsibilities & impact

Unterstützung der Geschäftsführung in organisatorischen und administrativen Belangen.
Koordination von Terminen, Vorbereitung von Meetings und Erstellung strukturierter Protokolle.
Planung nationaler und internationaler Dienstreisen sowie Erstellung von Reisekostenabrechnungen.
Zentrale Schnittstelle für interne und externe Ansprechpartner:innen.
Begleitung strategischer Projekte durch Recherchen und Analysen.
Organisation interner Veranstaltungen, Workshops und Firmenevents.
Unterstützung der internen Kommunikation und Pflege digitaler Inhalte auf der Unternehmenswebsite.
Repräsentation der Geschäftsführung als erste Ansprechperson.

Requirements

What you’ll need

Abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Kommunikation, Marketing oder eine vergleichbare Qualifikation.
Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position auf Managementebene.
Verhandlungssichere Kommunikation in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift.
Strukturierte, detailorientierte und diskrete Arbeitsweise im Umgang mit vertraulichen Informationen.
Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere PowerPoint.
Idealerweise Kenntnisse in CMS- oder Design-Tools.
Proaktives, lösungsorientiertes Handeln und Überblick in anspruchsvollen Situationen.
Organisatorisches Geschick und professionelles Auftreten gegenüber internen und externen Stakeholdern.

Benefits

Comp & perks

Zugang zu attraktiven Positionen, die häufig nicht öffentlich ausgeschrieben sind.
Persönliche Beratung und professionelle Begleitung während des gesamten Bewerbungsprozesses.
Ehrliches Feedback, absolute Diskretion und fundierte Branchenexpertise.
30 Urlaubstage pro Jahr.
Flexibles Gleitzeitmodell mit hoher Eigenverantwortung.
Möglichkeit, bis zu 50 % mobil zu arbeiten.
Vergütung nach Chemietarif bei einer 37,5-Stunden-Woche.
Betriebliche Altersvorsorge.
Zuschuss zur Mobilität sowie Kantinenzuschuss.
Gezielte Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten.