Forschungsverbund Berlin e.V.

Referent der Verwaltungsleitung – Einkauf, Vergabe

Forschungsverbund Berlin e.V.

part-time

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Location Type: Hybrid

Location: Berlin • Germany

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About the role

  • Selbstständige Konzeption und Umsetzung institutsweiter Verwaltungsprojekte einschließlich Dokumentation und Digitalisierung, sowie Schulungen der Mitarbeitenden zu den Projekten auf Deutsch und Englisch
  • Durchführung von Vergabeverfahren für zentral benötigte Dienstleistungen
  • Vertretung der Verwaltungsleitung in internen und institutsübergreifenden Gremien
  • Mitbetreuung der Auszubildenden im Bereich Büromanagement
  • Beratung der Mitarbeitenden der wissenschaftlichen Abteilungen zu Vergabeverfahren: Durchführung von Marktrecherchen sowie Unterstützung bei Leistungsbeschreibungen und Vergabekriterien
  • Abstimmung mit der zentralen Verwaltung des Forschungsverbunds Berlin zu Vergabefragen
  • Konzeption und Durchführung von Schulungen und Informationsveranstaltungen zu Einkauf/Vergabe
  • Prüfung und Freigabe elektronischer Beschaffungsaufträge
  • Kontrolle von Auftragsbestätigungen und Auslösung von Bestellungen bis 10 T€
  • Rechnungsprüfung, Klärung von Differenzen und Bearbeitung des elektronischen Rechnungsbuchs
  • Kontrolle und Buchung von Wareneingängen
  • Bearbeitung von Import-, Zoll-, Regress- und Gewährleistungsfällen
  • Verwaltung des Anlagevermögens inkl. Abschreibungen und Aussonderungen

Requirements

  • Erfolgreich abgeschlossenen Hochschulabschluss im kaufmännischen oder juristischen Bereich oder abgeschlossene Berufsausbildung mit gleichwertigen, über Berufserfahrung erworbenen Kenntnissen und Fähigkeiten
  • Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung an Hochschulen oder öffentlichen Forschungseinrichtungen
  • Ausgeprägte Fähigkeit, sich in neue und breit gefächerte Themen schnell und selbstständig einzuarbeiten
  • Fähigkeit, sowohl selbstständig und eigenverantwortlich als auch im Teamgefüge zu arbeiten
  • Sehr gute Kommunikations- und Präsentationskompetenz
  • Kenntnisse der Arbeitsweisen in den Natur- und Lebenswissenschaften
  • Erfahrung in der Planung und Umsetzung größerer Projekte
  • Umfangreiche Kenntnisse und Erfahrung im Vergaberecht für öffentliche Aufträge: VOL A/B, UVgO, europäisches Vergaberecht
  • Erfahrung in der Durchführung von Einkaufsvorgängen
  • Kenntnisse und Erfahrung im Zuwendungs- und Haushaltsrecht
  • hohe Motivation und Belastbarkeit
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Versierter Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen
  • Hohe IT-Affinität
  • Ein abgeschlossener Lehrgang nach AEVO ist von Vorteil.
Benefits
  • Eine interessante und verantwortungsvolle Tätigkeit mit Gestaltungsspielräumen in einem international geprägten und dynamischen wissenschaftlichen Arbeitsumfeld in schönster Lage direkt am Tierpark Berlin-Friedrichsfelde.
  • Eine umfassende Einarbeitung und ein funktionierendes Team, das Sie gerne unterstützt.
  • Arbeiten auf Augenhöhe zwischen allen Beteiligten und ein respektvolles Miteinander im Team.
  • Ein Arbeitsverhältnis mit 31,2 Wochenstunden (80%) in Gleitzeit.
  • Eine Vergütung nach dem öffentlichen Tarifrecht TVöD (Bund), mit Jahressonderzahlung.
  • Betriebliche Altersvorsorge (VBL) und die Bezuschussung vermögenswirksamer Leistungen (VWL).
  • Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum Mobilen Arbeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
  • 30 Tage Urlaub pro Kalenderjahr, zusätzlich sind der 24.12. und 31.12. arbeitsfrei.
  • Arbeitgeberzuschuss zum Jobticket.
  • Kostenloser Eintritt in den Tierpark (aktuelle Vereinbarung zwischen Leibniz-IZW und Tierpark Berlin) von Montag bis Freitag.
Applicant Tracking System Keywords

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Hard Skills & Tools
VergaberechtEinkaufsvorgängeProjektplanungRechnungsprüfungDokumentationDigitalisierungMarktrechercheLeistungsbeschreibungZuwendungsrechtHaushaltsrecht
Soft Skills
KommunikationskompetenzPräsentationskompetenzEigenverantwortlichkeitTeamarbeitMotivationBelastbarkeitschnelle EinarbeitungSelbstständigkeit
Certifications
HochschulabschlussBerufsausbildungLehrgang nach AEVO