Forschungsverbund Berlin e.V.

Executive Assistant

• Provide support in the departmental secretariat
• Handle correspondence, appointment and business travel management, and filing for the department management
• Provide administrative support to department staff (including liaising with authorities, onboarding and offboarding, and managing attendance and absences)
• Assist in organizing events, workshops, and seminars with international participation
• Manage room bookings on site, petty cash, office supplies, and administrative tasks for the operation of the guesthouse

Secretary/Team Assistant, Part-time

Procurement

• Selbstständige Konzeption und Umsetzung institutsweiter Verwaltungsprojekte einschließlich Dokumentation und Digitalisierung, sowie Schulungen der Mitarbeitenden zu den Projekten auf Deutsch und Englisch
• Durchführung von Vergabeverfahren für zentral benötigte Dienstleistungen
• Vertretung der Verwaltungsleitung in internen und institutsübergreifenden Gremien
• Mitbetreuung der Auszubildenden im Bereich Büromanagement
• Beratung der Mitarbeitenden der wissenschaftlichen Abteilungen zu Vergabeverfahren: Durchführung von Marktrecherchen sowie Unterstützung bei Leistungsbeschreibungen und Vergabekriterien
• Abstimmung mit der zentralen Verwaltung des Forschungsverbunds Berlin zu Vergabefragen
• Konzeption und Durchführung von Schulungen und Informationsveranstaltungen zu Einkauf/Vergabe
• Prüfung und Freigabe elektronischer Beschaffungsaufträge
• Kontrolle von Auftragsbestätigungen und Auslösung von Bestellungen bis 10 T€
• Rechnungsprüfung, Klärung von Differenzen und Bearbeitung des elektronischen Rechnungsbuchs
• Kontrolle und Buchung von Wareneingängen
• Bearbeitung von Import-, Zoll-, Regress- und Gewährleistungsfällen
• Verwaltung des Anlagevermögens inkl. Abschreibungen und Aussonderungen

Referent der Verwaltungsleitung – Einkauf, Vergabe

• Erledigung von Korrespondenz, Termin- und Dienstreisemanagement und Ablage für die Abteilungsleitung
• Betreuung und administrative Unterstützung der Mitarbeitenden der Abteilung (u.a. Behördenkontakte, Ein- und Austritte, An- und Abwesenheiten)
• Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen, Workshops und Seminaren mit internationaler Beteiligung, einschließlich der Betreuung der Gäste
• Raummanagement am Standort, Kassenführung, Büromaterialverwaltung, Sachbearbeitung für den Betrieb des Gästehauses

Sekretärin/Teamassistenz (w/m/d) in Teilzeit

Systems Engineer

• abwechslungsreiche und spannende Aufgaben in einem wissenschaftlichem und international geprägtem Arbeitsumfeld
• Teil eines kleinen Teams mit flachen Hierarchien
• Planung, Konfiguration und Administration von IT-Systemen
• Fehlerbehebung bei auftretenden Störungen unter Einsatz von Experten- sowie Diagnosesystemen

Ausbildung Fachinformatiker, Systemintegration

• City-wide administrative projects including documentation and digitalization, as well as training employees on these projects in German and English.
• Conducting procurement and tendering procedures for centrally required services.
• Representing the administrative management in internal and cross-institute committees.
• Co-supervision of trainees in office management.
• Advising staff in the scientific departments on procurement procedures: conducting market research and supporting the preparation of specifications and award criteria.
• Coordination with the central administration of the Forschungsverbund Berlin (Research Association Berlin) on procurement matters.
• Designing and delivering training sessions and information events on purchasing/procurement.
• Reviewing and approving electronic purchase orders.
• Verifying order confirmations and issuing purchase orders up to €10,000.
• Invoice checking, resolving discrepancies and maintaining the electronic invoice ledger.
• Inspecting and posting goods receipts.
• Handling import, customs, recourse and warranty cases.
• Managing fixed assets, including depreciation and disposals.

Administrative Management Officer – Procurement and Tendering

Research Scientist

• Collaborating with fellow team members on joint research projects
• Contributing to the publication of high-quality articles in leading statistics journals
• Actively engaging with the broader Berlin mathematical statistics community
• Participating in collaborative initiatives, seminars, and networking activities
• Presenting research findings at internal seminars as well as at national and international conferences

Research Assistant – f/m/d

• Development of a multi-physics simulation environment for laterally injected semiconductor lasers based on the Julia toolbox WIAS-PDELib
• Execution of numerical simulations for various device designs and configurations; communication of results with project partners
• Preparation and publication of research results in scientific journals and presentation of findings at conferences

Research Assistant

Financial Planning and Analysis

• Financial management of third-party funds for EU projects
• Ongoing project monitoring and fund administration
• Processing of travel expense claims
• Monitoring compliance with grant funding guidelines
• Preparation of financial statements and expenditure reports and support for project audits
• English-language communication and administrative help-desk function for project partners
• Preparation and presentation of information

Third-Party Funds Administrator – Financial Assistant, Full- or Part-Time

• Financial management of third-party funding for EU projects.
• Ongoing project monitoring and fund administration.
• Travel expense processing.
• Monitoring compliance with grant conditions.
• Preparation of financial reports and statements of expenditure.
• Preparation for project audits.
• English-language communication and an administrative “help-desk” function for project partners.
• Preparation and presentation of information.

Administrator of Third-Party Funds – Financial Assistant

Administration

• Support with asset inventory
• Recording assets at the MBI (Max Born Institute)
• General administrative support tasks in the institute, e.g., filing

Student Assistant – Asset Inventory and Administration

• Support with asset inventory
• Registering assets at the Max Born Institute (MBI)
• General assistance in institute administration, e.g., filing