ESD-GmbH

Empfangs- und Verwaltungsmitarbeiter, Teilzeit

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part-time

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Location Type: Office

Location: Frankfurt am Main • Germany

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About the role

  • Freundliche Interaktion mit Besuchern und EIOPA Mitarbeitern auf Englisch und Deutsch
  • Begrüßung und Identifikationskontrolle der Besucher
  • Verwaltung von Teilnehmerlisten (z. B. Vorbereitung, Druck, Austeilen in Besprechungsräumen, Einsammeln, Scannen und Archivieren von Listen)
  • Erfassung nicht vorangemeldeter Besucher im Besuchermanagementsystem
  • Zuteilung von Parkplätzen an Besucher
  • Erstellen, Ausgeben und Einsammeln von Besucherausweisen
  • Erstellen, Druck, Schneiden von Namensschildern, Tischkarten und anderen Materialien für Besprechungen und Veranstaltungen
  • Begleitung der Besucher zu den entsprechenden Tagungsräumen und – bei Bedarf – innerhalb der Räumlichkeiten der EIOPA
  • Praktische Unterstützung der Besucher und Mitarbeiter (z. B. Bereitstellung von Informationen zu öffentlichen Verkehrsmitteln, Bestellung von Taxis, Ausgabe von Schreibwaren usw.)
  • Unterstützung der Besucher bei der Nutzung von technischen Einrichtungen (z.B. grundlegende Anweisungen zu WLAN-Zugang, Videokonferenzsystemen, Projektoren usw.)
  • Unterstützung von Besuchern in Notsituationen (z. B. bei Unfall, Krankheit, usw.)
  • Unterstützende Catering-Tätigkeiten, u.a. Vorbereiten des Kaffee-Buffets, Nachfüllen von Erfrischungsgetränken für die Gäste
  • Sicherstellen, dass sich der Empfangsbereich und die Tagungsräume jederzeit in einem repräsentativen Zustand befinden (Beseitigung von Geschirr, kleinere Reinigungsarbeiten)
  • Sonstige unterstützende Tätigkeiten im Bereich des allgemeinen Empfangs- und Besuchermanagements.

Requirements

  • Abgeschlossene Berufsausbildung im bürokaufmännischem Umfeld, Gastgewerbe oder einem ähnlichen Dienstleistungsbereich bzw. abgeschlossenes Bachelor-Studium; oder
  • Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position (z.B. Premium-Empfangsdienste, Büromanagement, Sekretariat, persönliche Assistenz)
  • Konversationssichere Sprachkenntnisse in Wort und Schrift in Englisch und Deutsch (entsprechend dem Niveau B2 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen)
  • Gute Kenntnisse gängiger EDV-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint (Erfahrung mit SharePoint sind von Vorteil)
  • Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
  • Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung
  • Gute Kommunikationsfähigkeit
  • Körperliche Befähigung leichte praktische Arbeiten auszuführen (z.B. Sortierung/Transport von Bürobedarf, Aufräumen von Konferenzräumen, Catering-bezogene Handreichungen usw.)
  • Gepflegtes äußeres Erscheinungsbild
  • Aktuelles polizeiliches Führungszeugnis.
Benefits
  • Langfristige Festanstellung – unbefristeter Anstellungsvertrag
  • festes Monatsgehalt
  • Betriebliche Altersvorsorge nach der Probezeit möglich
  • Mitarbeiterrabatte auf Produkte und Dienstleistungen namhafter Anbieter
  • keine Nacht- und Wochenenddienste
  • umfassende Einarbeitung
  • abwechslungsreicher Arbeitsalltag
  • Weiterbildung/Schulungen intern sowie extern
  • Direkter Kontakt zur Teamleitung

Applicant Tracking System Keywords

Tip: use these terms in your resume and cover letter to boost ATS matches.

Hard skills
EDV-AnwendungenOutlookWordExcelPowerPointSharePointBesuchermanagementsystemVideokonferenzsystemeProjektorenCatering
Soft skills
KundenorientierungServiceorientierungKommunikationsfähigkeitstrukturierte Arbeitsweiseselbstständige Arbeitsweisefreundliche Interaktionpraktische UnterstützungTeamarbeitFlexibilitätKörperliche Befähigung
Certifications
polizeiliches Führungszeugnis