ESD-GmbH

Procurement

• Coordination and execution of procurement activities
• Ensure compliance with procurement law requirements (UVgO / VgV)
• Supplier management and communication
• Invoice verification and budget reconciliation
• Support for scientific departments
• Documentation, filing and digitization
• Participation in cross-departmental projects

Purchasing Officer — Full-time

Administrative Assistant

• Freundliche Interaktion mit Besuchern und EIOPA Mitarbeitern auf Englisch und Deutsch
• Begrüßung und Identifikationskontrolle der Besucher
• Verwaltung von Teilnehmerlisten (z. B. Vorbereitung, Druck, Austeilen in Besprechungsräumen, Einsammeln, Scannen und Archivieren von Listen)
• Erfassung nicht vorangemeldeter Besucher im Besuchermanagementsystem
• Zuteilung von Parkplätzen an Besucher
• Erstellen, Ausgeben und Einsammeln von Besucherausweisen
• Erstellen, Druck, Schneiden von Namensschildern, Tischkarten und anderen Materialien für Besprechungen und Veranstaltungen
• Begleitung der Besucher zu den entsprechenden Tagungsräumen und – bei Bedarf – innerhalb der Räumlichkeiten der EIOPA
• Praktische Unterstützung der Besucher und Mitarbeiter (z. B. Bereitstellung von Informationen zu öffentlichen Verkehrsmitteln, Bestellung von Taxis, Ausgabe von Schreibwaren usw.)
• Unterstützung der Besucher bei der Nutzung von technischen Einrichtungen (z.B. grundlegende Anweisungen zu WLAN-Zugang, Videokonferenzsystemen, Projektoren usw.)
• Unterstützung von Besuchern in Notsituationen (z. B. bei Unfall, Krankheit, usw.)
• Unterstützende Catering-Tätigkeiten, u.a. Vorbereiten des Kaffee-Buffets, Nachfüllen von Erfrischungsgetränken für die Gäste
• Sicherstellen, dass sich der Empfangsbereich und die Tagungsräume jederzeit in einem repräsentativen Zustand befinden (Beseitigung von Geschirr, kleinere Reinigungsarbeiten)
• Sonstige unterstützende Tätigkeiten im Bereich des allgemeinen Empfangs- und Besuchermanagements.

Purchasing Officer — Full-time

Empfangs- und Verwaltungsmitarbeiter, Teilzeit