Executive Assistant

• Buscar recursos y crear una biblioteca de conocimiento: Investigar, recopilar, organizar y estructurar materiales de alto valor, como pitch decks originales, bases de datos de inversionistas, Term Sheets, LOIs (Cartas de Intención) y listas de verificación para procesos de due diligence.
• Monitorear el mercado: Dar seguimiento a fuentes clave para elaborar resúmenes estructurados sobre novedades y tendencias en inteligencia artificial, startups, venture capital (VC) y fintech.
• Anonimizar documentos: Editar y preparar documentos reales de negocio eliminando información confidencial para que puedan utilizarse como materiales de referencia.
• Soporte ejecutivo: Gestionar la correspondencia profesional por correo electrónico y coordinar la agenda del fundador, manteniendo una actitud proactiva y anticipándose a las necesidades.
• Soporte administrativo: Apoyar en tareas operativas relacionadas con el vehículo de inversión y la fundación sin fines de lucro del fundador, incluyendo la gestión de proveedores y el procesamiento de facturas.
• Gestión de comunidad y contenido: Administrar grupos de WhatsApp y Telegram, además de colaborar en la redacción de publicaciones para LinkedIn y newsletters basados en datos reales y experiencias personales.
• Integración de Inteligencia Artificial: Utilizar activamente herramientas de IA con capacidades de automatización (Agentic AI), asistentes de investigación y otras soluciones de IA para optimizar los flujos de trabajo diarios.

Senior Executive Assistant

• Manage executive schedules including calendar and email management, travel arrangements and associated meetings
• Manage processes related to reimbursable expenses and timesheets as required /directed by executives
• Manage executive meetings, calls and projects in both virtual and in-person settings
• Develop and manage relationships with key internal/external stakeholders
• Prepare and review documents including presentations, emails, reports and agendas in accordance with Firm branding policies
• Manage documents on appropriate file servers and repositories
• Manage internal customer needs with executives; ensuring all queries/concerns are resolved and adhere to firm policy
• Coordinate internal and external events as required
• Apply and share knowledge on work processes, resources, structure, and business of the firm/service line/functional group

Executive Assistant – Service Line Support

• Apoyo ejecutivo y coordinación interna
• Organizar agendas, reuniones y viajes del equipo.
• Tomar notas y elaborar actas de reuniones internas y externas.
• Hacer seguimiento de acuerdos y tareas derivadas de reuniones.
• Mantener actualizados los calendarios institucionales y los documentos de planificación.
• Apoyar la preparación de presentaciones, informes y materiales para reuniones de dirección y socios.
• Gestión documental y administrativa
• Ordenar y mantener actualizados los archivos físicos y digitales de la organización.
• Apoyar la gestión de contratos, convenios y documentación institucional.
• Coordinar la recopilación de información para auditorías, reportes y procesos internos.
• Asegurar la correcta aplicación de los procedimientos administrativos y de archivo.
• Logística y organización de eventos
• Apoyar la organización de encuentros, formaciones y eventos internos y externos.
• Gestionar reservas, proveedores y materiales logísticos.
• Coordinar la comunicación con participantes y socios antes y después de los eventos.
• Garantizar que cada actividad se desarrolle con orden, puntualidad y atención al detalle.
• Apoyo transversal al equipo
• Colaborar con las áreas de Programas, Finanzas y Comunicación en tareas operativas.
• Ejecutar mejoras en procesos y herramientas de gestión interna.
• Contribuir a mantener un entorno de trabajo colaborativo, eficiente y positivo.

Executive Assistant jobs in Spain

See all jobs on JobTailor

Senior Executive Assistant

Executive Assistant – Service Line Support

Asistente Ejecutivo/a – Operaciones