Executive Assistant

• Apoyo ejecutivo y coordinación interna
• Organizar agendas, reuniones y viajes del equipo.
• Tomar notas y elaborar actas de reuniones internas y externas.
• Hacer seguimiento de acuerdos y tareas derivadas de reuniones.
• Mantener actualizados los calendarios institucionales y los documentos de planificación.
• Apoyar la preparación de presentaciones, informes y materiales para reuniones de dirección y socios.
• Gestión documental y administrativa
• Ordenar y mantener actualizados los archivos físicos y digitales de la organización.
• Apoyar la gestión de contratos, convenios y documentación institucional.
• Coordinar la recopilación de información para auditorías, reportes y procesos internos.
• Asegurar la correcta aplicación de los procedimientos administrativos y de archivo.
• Logística y organización de eventos
• Apoyar la organización de encuentros, formaciones y eventos internos y externos.
• Gestionar reservas, proveedores y materiales logísticos.
• Coordinar la comunicación con participantes y socios antes y después de los eventos.
• Garantizar que cada actividad se desarrolle con orden, puntualidad y atención al detalle.
• Apoyo transversal al equipo
• Colaborar con las áreas de Programas, Finanzas y Comunicación en tareas operativas.
• Ejecutar mejoras en procesos y herramientas de gestión interna.
• Contribuir a mantener un entorno de trabajo colaborativo, eficiente y positivo.

Asistente Ejecutivo/a – Operaciones

• Gestión integral de la agenda, coordinando llamadas, reuniones, etc...
• Reserva de salas y espacios externos, si se precisa
• Gestión de viajes nacionales e internacionales
• Gestión del correo electrónico, físico, mensajería y valija
• Edición y formateo de documentos
• Facturación, archivo digital, gestión de contactos de clientes en BBDD, entre otras

• Gestión proactiva y estratégica de la agenda del CEO y otros miembros del Comité Ejecutivo, con un enfoque en las prioridades empresariales.
• Organización de viajes complejos, reuniones del Comité Ejecutivo y de la Junta Directiva, y apoyo a eventos corporativos.
• Preparación de presentaciones ejecutivas, informes y documentación confidencial de alto nivel.
• Interacción directa y profesional con la Alta Dirección, la Junta y socios clave, actuando como un punto central de coordinación y facilitación.
• Seguimiento y coordinación de asuntos relevantes para garantizar una ejecución ágil y bien estructurada.
• Salvaguarda y gestión de información sensible con el mayor rigor y confidencialidad.

Executive Assistant to the CEO

• Strategic Gears is a management consulting firm operating across Saudi Arabia, Egypt, Spain, Qatar, and the UK — delivering Strategy & Transformation, PMO, Digital & Technology, and Financial Advisory across 13 sectors.
• We’re hiring an Executive Assistant to support our Partners needs from our Madrid Office.

• Manage calendars, meetings, and appointments
• Handle emails, calls, and basic correspondence
• Prepare documents, reports, and presentations
• Coordinate travel arrangements and logistics
• Support **office management** activities (suppliers, facilities, office coordination)
• Assist with day-to-day administrative tasks

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Asistente Ejecutivo/a – Operaciones

Executive Assistant

Executive Assistant to the CEO

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