Asistente Ejecutivo/a – Operaciones

Legados

Asistente Ejecutivo/a y de Operaciones apoyando la coordinación y organización en Legados, una ONG enfocada en la sostenibilidad. Encargado de organizar agendas y reuniones, además de tareas administrativas.

Posted 6/11/2026full-time🇪🇸 SpainJuniorMid-LevelWebsite

About the role

Key responsibilities & impact

Apoyo ejecutivo y coordinación interna
Organizar agendas, reuniones y viajes del equipo.
Tomar notas y elaborar actas de reuniones internas y externas.
Hacer seguimiento de acuerdos y tareas derivadas de reuniones.
Mantener actualizados los calendarios institucionales y los documentos de planificación.
Apoyar la preparación de presentaciones, informes y materiales para reuniones de dirección y socios.
Gestión documental y administrativa
Ordenar y mantener actualizados los archivos físicos y digitales de la organización.
Apoyar la gestión de contratos, convenios y documentación institucional.
Coordinar la recopilación de información para auditorías, reportes y procesos internos.
Asegurar la correcta aplicación de los procedimientos administrativos y de archivo.
Logística y organización de eventos
Apoyar la organización de encuentros, formaciones y eventos internos y externos.
Gestionar reservas, proveedores y materiales logísticos.
Coordinar la comunicación con participantes y socios antes y después de los eventos.
Garantizar que cada actividad se desarrolle con orden, puntualidad y atención al detalle.
Apoyo transversal al equipo
Colaborar con las áreas de Programas, Finanzas y Comunicación en tareas operativas.
Ejecutar mejoras en procesos y herramientas de gestión interna.
Contribuir a mantener un entorno de trabajo colaborativo, eficiente y positivo.

Requirements

What you’ll need

Al menos 2–4 años de experiencia en funciones administrativas, de apoyo ejecutivo o coordinación de operaciones.
Excelentes habilidades organizativas y atención al detalle.
Capacidad para gestionar múltiples tareas y prioridades con autonomía y criterio.
Dominio de herramientas de oficina (Google Workspace, Excel, Docs, Calendar, Drive).
Habilidad para redactar actas, informes y comunicaciones internas con claridad y precisión.
Español nativo y nivel avanzado de inglés.
Enfoque colaborativo, discreción y capacidad para trabajar con equipos diversos.
Se valorará experiencia previa en ONG, fundaciones o proyectos sociales y ambientales.
Residencia en cualquier punto de la España peninsular.

Benefits

Comp & perks

Oportunidad de aprender sobre gestión de proyectos, alianzas y procesos institucionales.
Trabajo en un entorno que valora la iniciativa, la organización y la mejora continua.
Formación en un equipo comprometido y multidisciplinar.

ATS Keywords

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Hard Skills & Tools

gestión documentalredacción de actaselaboración de informesorganización de eventosgestión de contratoscoordinación de reunionesseguimiento de tareasauditoríasmejoras en procesosatención al detalle

Soft Skills

habilidades organizativascapacidad para gestionar múltiples tareasautonomíacriterioenfoque colaborativodiscrecióntrabajo en equipocomunicación claraatención al detalleeficiencia