Office Manager

Userlutions

Office Manager improving office atmosphere and managing financial and HR tasks at a user-experience agency. Collaborating with COO and external service providers in a hybrid work environment.

Posted 7/9/2026full-timeBerlin • 🇩🇪 GermanyMid-LevelSeniorWebsite

About the role

Key responsibilities & impact

Du arbeitest eigenverantwortlich und sorgst für einen Wohlfühlfaktor in unserem Office in Berlin, Feel-Good-Management ist dir nicht fremd und du liebst es, anderen ein Lächeln ins Gesicht zu zaubern.
Steuerung und Bearbeitung der Buchhaltung / Finanzthemen / HR Themen (z.B. Vorbereitung der Buchhaltung und externer Lohnbuchhaltung, Weiterentwicklung des Controllings mit der Geschäftsführung)
Steuerung und Kommunikation mit externen Dienstleistern (z.B. Vermieter, Versicherungen, Steuerberatung, Facility Management)
Du hast eine Hands-On-Mentalität und kümmerst dich auch mal um Pfandflaschen oder um Pflanzen zu gießen, tätigst Bestellungen und planst Team-Events
Du arbeitest eng mit unserem COO zusammen und trägst mit deinem wertvollen Input dazu bei, Prozesse zu optimieren.

Requirements

What you’ll need

Du hast eine kaufmännische Ausbildung erfolgreich abgeschlossen und bereits erste Erfahrungen im Bereich Buchhaltung, Controlling und/oder Office Management und/oder Teamassistenz sammeln können
Oder Du bist Quereinsteiger, interessierst dich für „Finance & Buchhaltung“ und hast idealerweise in diesem Bereich Berufserfahrung
Die Microsoft Office-Anwendungen (Office, Excel) kennst du wie deine Westentasche und arbeitest dich gerne in neue Tools ein
Du liebst es, Abläufe und Unterlagen zu organisieren und auch angesichts vieler verschiedener To-Do‘s einen Überblick und kühlen Kopf zu bewahren
Du hast ein analytisches, aber auch pragmatisches Denken
Du kennst die dynamische und pragmatische Herangehensweise eines kleineren, aber wachsenden Unternehmens
Du suchst ein Arbeitsumfeld, das familiär und menschlich-nah ist und gleichzeitig einen hohen Effizienzanspruch hat
Du gehst gerne abends mit dem Gefühl ins Bett, heute mal wieder einen entscheidenden Beitrag dafür geleistet zu haben, dass die Rädchen ineinandergreifen und alle gut arbeiten können.

Benefits

Comp & perks

Umfassendes Benefits-Package (wöchentlich frisches Obst, Kaffee u.a. Getränke, Sachgutschein-Auswahl (Zuschuss zum BVG-Deutschland-Firmenticket, Urban-Sports-M-Mitgliedschaft, Wert-Gutscheine), Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
Flexible Arbeitszeiten, Familienfreundlichkeit, Mobiles Arbeiten möglich (Hybrid), gute Anbindung an den ÖPNV
Ein menschlich-nahes, sehr gut organisiertes und nettes Team
Team-Events, nette Grill-Abende, flache Hierarchien
Ein hochprofessionelles, aber authentisches Umfeld, in dem du Du selbst sein kannst
Viel Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, die Unternehmensprozesse in einer der führenden User-Experience-Agenturen in Deutschland nachhaltig zu beeinflussen und dich dabei persönlich weiterzuentwickeln
Sehr gute Mitarbeiterbewertungen, siehe https://www.kununu.com/de/userlutions

ATS Keywords

✓ Tailor your resume

Applicant Tracking System Keywords

Tip: use these terms in your resume and cover letter to boost ATS matches.

Hard Skills & Tools

BuchhaltungControllingOffice ManagementFinanzthemenTeamassistenz

Soft Skills

Hands-On-MentalitätOrganisationsfähigkeitPragmatisches DenkenKommunikationsfähigkeit

Certifications

Kaufmännische Ausbildung